Wysyłka faktur elektronicznych w formacie PDF

Portal Basware  I  Wymagania dotyczące treści faktur w formacie pdf  I  Adresy do wystawiania faktur w formacie pdf  I  Logowanie do portalu Basware

Wymagania wstępne dotyczące korzystania z usług faktur elektronicznych w formacie PDF: 

• Rejestracja w portalu Basware musi być ukończona, a adres e-mail nadawcy zweryfikowany poprzez wysłanie odpowiedzi na e-mail z potwierdzeniem od firmy Basware. Weryfikacja jest wymagana również w przypadku adresów e-mail „noreply”
• Faktury muszą być w formacie PDF czytelnym dla maszyn z możliwością wyszukiwania i kopiowania wyrazów
• Wszystkie faktury muszą mieć taki sam ukł W przypadku zmiany układu, faktura zostanie odrzucona i należy skontaktować się z ContactAP w celu uzyskania pomocy
• Adres e-mail nadawcy nie może być współużytkowany z innymi firmami. np. ogólny adres e-mail innej firmy nie będzie działać
• Jeśli nie możesz spełnić powyższych wymagań dotyczących świadczenia przez firmę Basware usługi faktur elektronicznych w formacie PDF, możesz wysyłać swoje faktury do usługi skanowania; odpowiednie adresy e-mail znajdują się tutaj

1. Utwórz konto dla portalu Basware

• Kliknij na Portal Basware
• Zarejestruj się w Basware przy użyciu adresu e-mail
• Po rejestracji otrzymasz potwierdzenie z Basware na ten adres e-mail
• Otwórz e-mail z potwierdzeniem i aktywuj konto Basware w ciągu 7 dni

2. Aktywuj konto Basware

Przy wprowadzaniu danych firmy należy zwrócić szczególną uwagę na następujące punkty:

• Twój identyfikator biznesowy – np. numer identyfikacji podatkowej firmy
• osoba kontaktowa firmy, adres e-mail i numer telefonu. Ważne powiadomienia, takie jak odrzucenie faktury, są wysyłane na ten e-mail.
• Określ adresy e-mail, z których chcesz wysyłać e-faktury PDF. Faktury można wysyłać tylko z adresów zdefiniowanych tutaj. Możesz dodać do 200 adresów e-mail.

3. Potwierdź wysłanie z zarejestrowanych adresów e-mail

• Otrzymasz e-mail z potwierdzeniem z linkiem dostępu. Proszę użyć tego linku, aby potwierdzić adresy e-mail, które będą wykorzystywane do wysyłania faktur. Faktury z niepotwierdzonego adresu zostaną odrzucone.
• Jeśli wysyłasz faktury z nienadzorowanego adresu e-mail, prosimy o kontakt z działem IT w celu potwierdzenia adresów e-mail.

4. Wyślij faktury PDF do odczytu maszynowego na następujące adresy e-mail niemieckich oddziałów KONE:

Pełny adres @email.basware.com wszystkich jednostek biznesowych KONE na całym świecie można znaleźć pod adresem.

• Faktury muszą być czytelne maszynowo. Plik PDF do odczytu maszynowego to plik zapisany w formacie PDF, a nie zeskanowany obraz. Możesz wyszukiwać i kopiować słowa z plików PDF do odczytu maszynowego.
• Załączniki do faktury (np. dowód wykonania w postaci zeskanowanego pliku obrazu) mogą być dołączone do wiadomości e-mail. Oddzielne pliki załączników muszą być w formacie PDF, a nazwa musi zawierać słowo attachment, anhang, anlage, adjunto, annex lub liite. Na przykład Anhang_112233.pdf

• Basware sprawdza pola z pierwszą wysłaną fakturą. Basware powiadomi Cię e-mailem, gdy pierwszy e-mail zostanie pomyślnie dostarczony do KONE. Weryfikacja pierwszej faktury może zająć Basware kilka dni roboczych na uzgodnienie danych, a następnie przekazanie ich do KONE.
• Począwszy od drugiej wysyłki faktur, nie będą wysyłane żadne dalsze wiadomości e-mail z potwierdzeniem, chyba że wystąpią problemy z przetwarzaniem faktur.
• Powiadomienie potwierdzające oraz wszystkie powiadomienia o odrzuceniu wysyłane są na adres e-mail, z którego wysłano fakturę oraz na adres e-mail osoby kontaktowej firmy podany podczas rejestracji.
• Najczęstsze przyczyny odmowy są następujące: faktura PDF nie może być odczytywana maszynowo, faktura PDF została wysłana z niezarejestrowanego adresu e-mail, pole obowiązkowe na fakturze nie jest wypełnione, lista pól obowiązkowych znajduje się tutaj, nazwa dodatkowego pliku z załącznikami nie zawiera żadnych z następujących słów: attachment/anlage/adjunto/annex/liite
• Elektroniczny adres rozliczeniowy dla poszczególnych jednostek biznesowych firmy KONE można znaleźć tutaj.

5. Portal Basware

• Portal Basware służył wcześniej do niezbędnej rejestracji i aktywacji wysyłki faktur elektronicznych. Jest to również wymagane, jeśli chcesz zmienić lub dodać adresy e-mail do wysyłki. W zakładce „Dokumenty” możesz również sprawdzić status dostawy faktur dla swoich faktur.
• Po rejestracji, zawsze możesz zalogować się do portalu poprzez portal.basware.com.