Versand von elektronischen PDF-rechnungen

Registrierung Basware  I  Vorgaben von maschinenlesbaren PDF-Rechnungen  I  Rechnungsadressen PDF-Rechnungen  I  Zugang Basware Portal

Voraussetzungen zur Nutzung des Versand von elektronischen PDF Rechnungen:

• Die Registrierung im Basware-Portal muss abgeschlossen sein. Die Absender-E-Mail-Adresse für Ihren Rechnungsversand wird nur durch Beantwortung der Bestätigungs-E-Mail von Basware anerkannt. Dies gilt auch für E-Mail Adressen (z. B. „noreply“), die normalweise keinen Empfang erlauben.
• Ihre Rechnungen müssen immer im maschinenlesbaren PDF-Format vorliegen. Es muss möglich sein, Wörter in diesen PDF-Dateien zu markieren, zu suchen und zu kopieren.
• Alle Rechnungen müssen dasselbe Layout aufweisen. Wenn sich das Layout ändert, wird die Rechnung zurückgewiesen. Falls Sie hierzu Fehlermeldungen erhalten, wenden Sie sich bitte an unseren Helpdesk unter ContactAP_DE@KONE COM.
• Eine Absender-E-Mail-Adresse ist immer nur für ein Unternehmen zugewiesen. Es kann nicht mit anderen Unternehmen gemeinsam genutzt werden.
• Wenn Sie die vorgenannten Voraussetzungen für die Nutzung des Basware-Service für die Einreichung von Rechnungen auf elektronischem Wege nicht erfüllen können, wenden Sie sich bitte an unseren Helpdesk unter ContactAP_DE@KONE.COM.

1. Erstellen Sie ein Konto für das Basware-Portal

• Klicken Sie auf Basware portal
• Registrieren Sie sich bei Basware mit Ihrer E-Mail-Adresse
• Sie erhalten nach der Registrierung eine Bestätigung von Basware an diese E-Mail-Adresse
• Öffnen Sie die Bestätigungsmail und aktivieren Sie Ihr Basware-Konto innerhalb von 7 Tagen

2. Aktiveren Sie Ihr Basware Konto

Wenn Sie Ihre Firmendaten eingeben, beachten Sie bitte besonders die folgenden Punkte:

• Ihre Geschäftskennung – z. B. z.B. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens
• die Kontaktperson Ihres Unternehmens, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Wichtige Benachrichtigungen, wie z.B. Rechnungsablehnungen, werden an diese E-Mail gesendet.
• Geben Sie die E-Mail-Adressen an, von denen aus Sie PDF-E-Rechnungen versenden möchten. Sie können nur Rechnungen von den hier definierten Adressen versenden. Sie können bis zu 200 E-Mail-Adressen hinzufügen.

3. Bestätigen Sie das Senden von den registrierten E-Mail-Adressen

• Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Zugangslink. Bitte verwenden Sie diesen Link, um die E-Mail-Adressen zu bestätigen, die Sie für den Versand von Rechnungen verwenden werden. Rechnungen von einer unbestätigten Adresse werden abgelehnt.
• Wenn Sie Ihre Rechnungen von einer nicht überwachten E-Mail-Adresse aus versenden, wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Support, um bei der Bestätigung der E-Mail-Adressen zu helfen.

4. Senden Sie Ihre maschinenlesbaren PDF-Rechnungen an die nachfolgenden E-Mail Adressen der deutschen KONE Unternehmensbereiche:

Die vollständigen @email.basware.com-Adressen aller weltweiten KONE Unternehmenseinheiten finden Sie hier.

• Die Rechnungen müssen in einem maschinenlesbaren PDF-Format vorliegen. Eine maschinenlesbare PDF-Datei ist eine im PDF-Format gespeicherte Datei und kein gescanntes Bild. Sie können Wörter aus maschinenlesbaren PDFs suchen und kopieren.
• Anlagen zur Rechnung (z. B. Leistungsnachweise als gescannte Bilddatei) können der E-Mail beigefügt werden. Separate Anhangsdateien müssen im PDF-Format vorliegen, und der Name muss das Wort attachment, anhang, anlage, adjunto, annex oder liite enthalten. Zum Beispiel Anhang_112233.pdf
• Bitte achten Sie beim Benennen der Anhang Dateien auf den gleichen Wortlaut des Rechnung-PDFs sowie des Anhang-PDFs, wie im Beispiel unten rechts gezeigt. Beim Versand mehrerer Rechnungen und Anlagen in einer E-Mail können maximal 5 MB versendet werden. Alles darüber hinaus wird von Basware abgewiesen. Wir empfehlen daher zur Vereinfachung immer nur den Versand eines Rechnung-PDFs mit entsprechenden Anhang-PDF, wie im Beispiel unten links gezeigt.

• Basware überprüft die Rechnungsfelder mit der ersten gesendeten Rechnung. Basware wird Sie per E-Mail benachrichtigen, wenn die erste E-Mail erfolgreich an KONE übermittelt wurde. Die Prüfung der ersten Rechnung kann seitens Basware einige Werktage in Anspruch nehmen, um die Daten abzugleichen und anschließend an KONE zu übertragen.
• Es werden ab dem zweiten Rechnungsversand keine weiteren Bestätigungsmails verschickt, es sei denn, es treten Verarbeitungsprobleme mit den Rechnungen auf.
• Die Bestätigungsbenachrichtigung und alle Ablehnungsbenachrichtigungen werden an die E-Mail-Adresse, von der aus die Rechnung gesendet wurde, sowie an die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners des Unternehmens gesendet, die bei der Registrierung angegeben wurde: die häufigsten Ablehnungsgründe sind, die PDF-Rechnung ist nicht maschinenlesbar, die PDF-Rechnung wurde von einer nicht registrierten E-Mail Adresse versendet, ein Pflichtfeld auf der Rechnung hat keinen Inhalt (eine Liste der Pflichtfelder finden Sie hier) oder der Name der zusätzlichen Anhangsdatei enthält nicht eines der folgenden Wörter: attachment/anlage/adjunto/adjunto/annex/liite
• Elektronische Rechnungsadresse für die jeweiligen KONE Unternehmenseinheiten finden Sie hier.
• Verwenden Sie als Rechnungsadresse auf Ihren Rechnungen / Gutschriften folgende Angaben: KONE (Unternehmenseinheit), Vahrenwalder Straße 317, 30179 Hannover

An diese Adresse dürfen keine Rechnungen / Gutschriften im Papierformat gesendet werden. Verwenden Sie bitte hierzu immer die Basware-Kanäle!

Kontakt für Mahnungen, bei Fragen zu Rechnungszahlungen und Abstimmungen

Für Fragen zu Rechnungen, Abstimmungen von Konten, Zahlungsfristen, Kontoauszügen und Mahnungen erreichen Sie uns unter den folgenden Kontaktdaten:

E-Mail: ContactAP_DE@kone.com

Telefon: +49 511 67512-100

Diese E-Mail-Adresse und die eingehenden Anrufe werden über unser Helpdesk-System bearbeitet, damit wir Ihre Anfragen schneller beantworten können.

5. Das Basware-Portal

• Das Basware-Portal diente zuvor für die notwendige Registrierung und Aktivierung des Versands für elektronische Rechnungen. Es wird auch benötigt, wenn Sie Versand-E-Mail-Adressen ändern oder hinzufügen möchten. Vom Portal aus können Sie auch den Status der Rechnungszustellung Ihrer Rechnungen auf der Registerkarte „Dokumente“ überprüfen.
• Sie können sich nach Registrierung immer im Portal über portal.basware.com anmelden.