Versand von elektronischen PDF-rechnungen

Registrierung Basware  I  Vorgaben von maschinenlesbaren PDF-Rechnungen  I  Rechnungsadressen PDF-Rechnungen  I  Zugang Basware Portal

Voraussetzungen zur Nutzung des Versand von elektronischen PDF Rechnungen:

• Die Registrierung im Basware-Portal muss abgeschlossen sein. Die Absender-E-Mail-Adresse für Ihren Rechnungsversand wird nur durch Beantwortung der Bestätigungs-E-Mail von Basware anerkannt. Dies gilt auch für E-Mail Adressen (z. B. „noreply“), die normalweise keinen Empfang erlauben.
• Ihre Rechnungen müssen immer im maschinenlesbaren PDF-Format vorliegen. Es muss möglich sein, Wörter in diesen PDF-Dateien zu markieren, zu suchen und zu kopieren.
• Alle Rechnungen müssen dasselbe Layout aufweisen. Wenn sich das Layout ändert, wird die Rechnung zurückgewiesen. Falls Sie hierzu Fehlermeldungen erhalten, wenden Sie sich bitte an unseren Helpdesk* (siehe unter Kapitel 5.).
• Eine Absender-E-Mail-Adresse ist immer nur für ein Unternehmen zugewiesen. Es kann nicht mit anderen Unternehmen gemeinsam genutzt werden.
• Wenn Sie die vorgenannten Voraussetzungen für die Nutzung des Basware-Service für die Einreichung von Rechnungen auf elektronischem Wege nicht erfüllen können, wenden Sie sich bitte an unseren Helpdesk* (siehe unter Kapitel 5.).

1. Erstellen Sie ein Konto für das Basware-Portal

• Klicken Sie auf Basware portal
• Registrieren Sie sich bei Basware mit Ihrer E-Mail-Adresse
• Sie erhalten nach der Registrierung eine Bestätigung von Basware an diese E-Mail-Adresse
• Öffnen Sie die Bestätigungsmail und aktivieren Sie Ihr Basware-Konto innerhalb von 7 Tagen

2. Aktiveren Sie Ihr Basware Konto

Wenn Sie Ihre Firmendaten eingeben, beachten Sie bitte besonders die folgenden Punkte:

• Ihre Geschäftskennung – z. B. z.B. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens
• die Kontaktperson Ihres Unternehmens, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Wichtige Benachrichtigungen, wie z.B. Rechnungsablehnungen, werden an diese E-Mail gesendet.
• Geben Sie die E-Mail-Adressen an, von denen aus Sie PDF-E-Rechnungen versenden möchten. Sie können nur Rechnungen von den hier definierten Adressen versenden. Sie können bis zu 200 E-Mail-Adressen hinzufügen.

3. Bestätigen Sie das Senden von den registrierten E-Mail-Adressen

• Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Zugangslink. Bitte verwenden Sie diesen Link, um die E-Mail-Adressen zu bestätigen, die Sie für den Versand von Rechnungen verwenden werden. Rechnungen von einer unbestätigten Adresse werden abgelehnt.
• Wenn Sie Ihre Rechnungen von einer nicht überwachten E-Mail-Adresse aus versenden, wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Support, um bei der Bestätigung der E-Mail-Adressen zu helfen.

4. Senden Sie Ihre maschinenlesbaren PDF-Rechnungen an die nachfolgenden E-Mail Adressen der deutschen KONE Unternehmensbereiche:

Die vollständigen @email.basware.com-Adressen aller weltweiten KONE Unternehmenseinheiten finden Sie hier.

• Die Rechnungen müssen in einem maschinenlesbaren PDF-Format vorliegen. Eine maschinenlesbare PDF-Datei ist eine im PDF-Format gespeicherte Datei und kein gescanntes Bild. Sie können Wörter aus maschinenlesbaren PDFs suchen und kopieren.
• Anlagen zur Rechnung (z. B. Leistungsnachweise als gescannte Bilddatei) können der E-Mail beigefügt werden. Separate Anhangsdateien müssen im PDF-Format vorliegen, und der Name muss das Wort attachment, anhang, anlage, adjunto, annex oder liite enthalten. Zum Beispiel Anhang_112233.pdf
• Bitte achten Sie beim Benennen der Anhang Dateien auf den gleichen Wortlaut des Rechnung-PDFs sowie des Anhang-PDFs, wie im Beispiel unten rechts gezeigt. Beim Versand mehrerer Rechnungen und Anlagen in einer E-Mail können maximal 5 MB versendet werden. Alles darüber hinaus wird von Basware abgewiesen. Wir empfehlen daher zur Vereinfachung immer nur den Versand eines Rechnung-PDFs mit entsprechenden Anhang-PDF, wie im Beispiel unten links gezeigt.

• Basware überprüft die Rechnungsfelder mit der ersten gesendeten Rechnung. Basware wird Sie per E-Mail benachrichtigen, wenn die erste E-Mail erfolgreich an KONE übermittelt wurde. Die Prüfung der ersten Rechnung kann seitens Basware einige Werktage in Anspruch nehmen, um die Daten abzugleichen und anschließend an KONE zu übertragen.
• Es werden ab dem zweiten Rechnungsversand keine weiteren Bestätigungsmails verschickt, es sei denn, es treten Verarbeitungsprobleme mit den Rechnungen auf.
• Die Bestätigungsbenachrichtigung und alle Ablehnungsbenachrichtigungen werden an die E-Mail-Adresse, von der aus die Rechnung gesendet wurde, sowie an die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners des Unternehmens gesendet, die bei der Registrierung angegeben wurde: die häufigsten Ablehnungsgründe sind, die PDF-Rechnung ist nicht maschinenlesbar, die PDF-Rechnung wurde von einer nicht registrierten E-Mail Adresse versendet, ein Pflichtfeld auf der Rechnung hat keinen Inhalt (eine Liste der Pflichtfelder finden Sie hier) oder der Name der zusätzlichen Anhangsdatei enthält nicht eines der folgenden Wörter: attachment/anlage/adjunto/adjunto/annex/liite
• Elektronische Rechnungsadresse für die jeweiligen KONE Unternehmenseinheiten finden Sie hier.

5. Kontakt für Mahnungen, bei Fragen zu Rechnungszahlungen und Abstimmungen

Für Fragen zu Rechnungen, Abstimmungen von Konten, Zahlungsfristen, Kontoauszügen und Mahnungen erreichen Sie uns unter den folgenden Kontaktdaten:

E-Mail: ContactAP_DE@kone.com (bei Vorgängen für KONE Deutschland)
E-Mail: ContactAP_AT@kone.com (bei Vorgängen für KONE Österreich)
E-Mail: ContactAP_CH@kone.com (bei Vorgängen für KONE Schweiz)

Telefon: +49 511 67512-100 (bei Vorgängen für KONE Deutschland)
Telefon +49 511 67512-100 (bei Vorgängen für KONE Österreich, Rufnummer mit Vorwahl Österreich wird in Kürze aktiv geschaltet)
Telefon: +41 44 838 3838 (bei Vorgängen für KONE Schweiz)

Diese E-Mail-Adresse und die eingehenden Anrufe werden über unser Helpdesk-System bearbeitet, damit wir Ihre Anfragen schneller beantworten können.

6. Das Basware-Portal

• Das Basware-Portal diente zuvor für die notwendige Registrierung und Aktivierung des Versands für elektronische Rechnungen. Es wird auch benötigt, wenn Sie Versand-E-Mail-Adressen ändern oder hinzufügen möchten. Vom Portal aus können Sie auch den Status der Rechnungszustellung Ihrer Rechnungen auf der Registerkarte „Dokumente“ überprüfen.
• Sie können sich nach Registrierung immer im Portal über portal.basware.com anmelden.