Envoyer des factures électroniques au format pdf

L’inscription au portail Basware est un prérequis et l’adresse e-mail d’émission des factures doit être validée en répondant à l’e-mail de confirmation de Basware. Cette validation doit également être effectuée pour les adresses e-mail noreply.
Les factures doivent être au format PDF lisible par machine, il doit être possible de rechercher et de copier des mots à partir des fichiers PDF.
Toutes les factures doivent présenter la même disposition et format. Si la disposition change, la facture sera rejetée et vous devrez contacter ContactAP pour obtenir de l’aide.
L’adresse e-mail d’émission des factures ne peut pas être partagée avec d’autres sociétés, par exemple une adresse e-mail générique tierce ne fonctionnera pas.
Si vous n’êtes pas en mesure de répondre aux exigences définies ci-dessus pour le service de facturation électronique PDF de Basware, vous pouvez envoyer vos factures au service de numérisation, dont les adresses e-mail sont disponibles ici.

Allez sur Basware portal
S’enregistrer avec son adresse email
Le portail vous enverra une confirmation sur votre adresse email
Ouvrez le message de confirmation et activez votre compte dans un délai maximum de 7 jours

Lorsque vous renseigner les détails relatifs à votre société, merci de prêter attention à
Le code d’identifiant de l’entreprise – ex : numéro de TVA ou numéro NIC
La personne à contacter dans votre société, adresse email et téléphone
Ajoutez les adresses email desquelles seront envoyées les factures pdf. Vous ne pourrez envoyer les factures que des adresses email indiquées ici. Vous pouvez renseigner jusqu’à 200 adresses email.

Vous allez recevoir un email de confirmation avec un lien d’accès. Merci d’utiliser ce lien pour confirmer les adresses email que vous utiliserez pour l’envoi des factures. Les factures provenant d’une adresse non confirmée seront rejetées.
Si vous envoyez vos factures d’une adresse email non contrôlée, merci de contacter votre support informatique pour vous aider à confirmer l’adresse email.

Les factures doivent être au format pdf lisible. Un fichier pdf lisible est un fichier enregistré au format pdf, non pas une image scannée. Vous pouvez rechercher et copier des mots dans un pdf lisible.
Peuvent être ajoutées à la fin du fichier facture. Les fichiers attachés séparément doivent être au format pdf et le nom doit contenir le mot attachment, anhang, anlage, adjunto, annex, ou liite. Par exemple, attachment_112233.pdf

Basware valide les champs de la première facture. Basware vous informera par email quand le premier email aura été reçu par KONE avec succès. La première facture peut prendre quelques jours avant d’être contrôlée et réceptionnée par KONE.
Aucune autre confirmation ne sera envoyée sauf en cas de problème de distribution des factures.
Les notifications de confirmation ou de rejet sont envoyées à l’adresse email à l’origine de l’envoi de la facture ainsi qu’à l’email de contact de la personne au sein de votre société renseigné au moment de l’enregistrement.
Les causes de rejet les plus fréquentes sont: la facture pdf n’est pas lisible par la machine, la facture a été envoyée d’une adresse email non enregistrée, un champ obligatoire n’a pas été renseigné (lien vers les champs obligatoires), le nom du fichier en pièce attachée ne contient pas un des mots suivants: attachment/anlage/adjunto/annex/liite
Lien vers les adresses email KONE spécifiques à la réception des factures (lien)

L’utilisation du portail a été nécessaire lors de l’enregistrement et l’activation du service. Il est aussi nécessaire si vous souhaitez ajouter ou envoyer une nouvelle adresse email. Du portail, vous pouvez aussi vérifier le statut des factures envoyées dans l’onglet « documents ».
Le lien de connexion au portail: portal.basware.com