Invio delle fatture in formato pdf

Portale Basware I Requisiti di contenuto per le fatture in formato PDF I Indirizzi di fatturazione per fatture in PDF I Accesso al portale Basware

Prerequisiti per l’utilizzo del servizio di fatturazione elettronica in formato PDF:

Per completare la registrazione nel portale Basware l’indirizzo e-mail che avete indicato deve essere convalidato rispondendo all’e-mail di conferma di Basware. Tale convalida deve essere eseguita anche per gli indirizzi email di tipo noreply
Le fatture devono essere in formato PDF leggibile: deve essere quindi possibile cercare e copiare le parole nei file PDF
Tutte le fatture devono avere lo stesso layout. Se il layout cambia, la fattura verrà rifiutata e sarà necessario contattare ContactAP per ricevere supporto
Se non si è in grado di soddisfare i requisiti descritti per l’invio delle fatture in formato PDF attraverso il portale Basware, è possibile inviare le fatture al nostro servizio di scansione, di cui trovate qui gli indirizzi email.

1. Creare un account sul portale Basware

Portale Basware
Registrarsi con il proprio indirizzo email
Il portale invierà un messaggio di conferma al vostro indirizzo email
Aprire il messaggio di conferma e attivare l’account entro un massimo di 7 giorni

2. Attivare il proprio account

Mentre inserite le informazioni della vostra società, vi preghiamo di fare particolare attenzione a:

Identificativo aziendale (es. numero di partita IVA o CF dell’azienda).
Contatti della persona di riferimento della vostra azienda, email e numero di telefono. Importanti notifiche, come il rigetto delle fatture, saranno inviate a questo indirizzo email.
Aggiungete gli indirizzi email da cui saranno inviate le fatture in formato pdf. Potrete inviare le fatture solo dagli indirizzi qui indicati. Potete inserire fino a 200 indirizzi email.

3. Verificare l’indirizzo email di spedizione

Riceverete un’email di conferma con l’accesso ad un link. Vi preghiamo di utilizzare questo link per confermare l’indirizzo email che userete per la spedizione delle fatture. Le fatture provenienti da indirizzi email non confermati saranno automaticamente rigettate.
Qualora inviaste una fattura da un indirizzo email non confermato, vi preghiamo di contattare il vostro supporto IT per aiutarvi a confermare l’indirizzo

4. Inviare fatture in formato pdf leggibile all’indirizzo email KONE specifico

Le fatture devono essere in un formato pdf leggibile. Un file pdf leggibile è un file salvato in formato pdf, non un’immagine scansionata. In un pdf leggibile è possibile cercare e copiare le parole
Allegati: Possono essere aggiunti alla fine del file contenente la fattura. Allegati separati devono essere in formato pdf e il nome deve contenere una delle seguenti parole attachment, anhang, anlage, adjunto, annex, liite o allegato. Per esempio, “allegato_112233.pdf”
Basware convalida i campi della fattura. Invierà una notifica per email quando la prima fattura è stata consegnata a KONE con successo. Per mappatura e consegna a KONE della prima fattura è possibile che trascorrano alcuni giorni lavorativi.
Nessun’altra email di conferma sarà inviata in seguito a meno che non vi siano problemi con le fatture in fase di consegna
La notifica di conferma e le notifiche di rigetto sono inviate sia all’indirizzo email da cui la fattura è stata inviata sia all’indirizzo email della persona di riferimento indicata in fase di registrazione
Le motivazioni più frequenti per un rigetto sono: la fattura pdf non ha un formato leggibile, la fattura è stata inviata da un indirizzo email non registrato, un campo obbligatorio non è stato compilato (link alla lista dei campi obbligatori), il nome di un file allegato non include una delle seguenti parole: attachment/anlage/adjunto/annex/liite/allegato- the email invoice was sent from an unregistered email address
Indirizzi email KONE preposto a ricevere le fatture elettroniche in formato pdf: kone.spa@email.basware.com

5. Portale Basware

L’utilizzo del portale è necessario per la registrazione e per l’attivazione del servizio. È necessario anche qualora voleste cambiare o aggiungere indirizzi email da cui inviare le fatture. Dal portale è inoltre possibile controllare lo stato di consegna delle vostre fatture nella scheda “Documenti”.
Potete accedere al portale dal seguente link portal.basware.com