Skicka PDF e-fakturor

Baswareportal I Innehålskrav för PDF-fakturor I Faktureringsadresser för PDF-fakturor I Logga in på Baswareportal

Börja skicka PDF e-fakturor till KONE genom att följa dessa steg:

1. Skapa ett konto i Baswareportalen

Gå till Baswareportalen
Registrera med er mailadress
Portalen sänder ut ett konfirmationsmail till er mailadress
Öppna konfirmeringsmailet och aktivera erat konto inom max 7 dagar

2. Aktivera erat Konto

Medan ni fyller ut erat företags detaljer, vänligen var extra uppmärksam på:

Företagsidentifikation, t.ex. företagets VAT eller TIN nr
Erat företags kontaktperson, emailadress samt telefonnummer. Viktiga händelser, så som avvisad faktura, kommer att sändas till denna mailadress.
Lägg till de mailadresser som ni kommer att skicka pdf e-fakturor ifrån. Ni kan endast skicka fakturor ifrån de mailadresser som sparas där. Ni kan lägga till upp till 200 mailadresser.

3. Verifiera avsändares mailadress

Ni kommer motta ett konfirmationsmail med en länk. Vänligen klicka på och följ länken för att konfirmera emailadressen som ni avser använda för att sända ut fakturor. Fakturor ifrån en overifierad mailadress kommer att avvisas.
Om ni skickar ut fakturor ifrån en obemannad mailadress, vänligen kontakta eran IT-support för att få hjälp med att verifiera mailadressen.

4. Skicka läsbara pdf-fakturor till KONEs företagspecifikadress@email.basware.com mailadresser

Fakturorna måste vara i ett läsbart PDF-format. En läsbar PDF-fil är sparad i PDF-format, och är ej en scannad bild. Man ska kunna söka och kopiera ord ifrån en läsbar PDF-fil.
Bilagor kan bifogas vid änden på fakturafilen. Separata bilagor måste vara i PDF-format, och namnet måste innehålla ett av de följande orden: ”attachment, anhang, anlage, adjunto, annex, or liite”. Till exempel så bör en separat bilaga döpas som såhär: ”Attachment_112233.pdf”.

Basware validerar fälten i fakturan i den första fakturan. Basware meddelar er via email när det första mailet har blivit levererat till KONE
Inga vidare konfirmationsmail kommer att sändas ut ifall det ej uppstår några problem med mottagning av fakturorna.
Konfirmations- och avvisnings-mailen skickas alla till den mailadress som originalfakturan skickats ut ifrån, likaväl som till den emailadress som angavs av kontaktpersonen för erat företag som angavs vid registrering.
De vanligaste anledningarna att fakturor avvisas är: PDF-fakturan är ej läsbar av en maskin, email-fakturan skickades ifrån en overifierad emailadress, ett nödvändigt att fylla ut fält är tomt, eller att namnet på den extra bilagan ej innehåller något utav de följande orden: ”attachment, anlage, adjunto, annex, liite”.
KONEs företagspecifika mottagar mailadresser för PDF e-faktura kan ni hitta här.

5. Baswareportalen

Ni måste använda portalen för att kunna registrera samt aktivera denna tjänst. Ni behöver även använda portalen ifall ni vill ändra eller lägga till mailadresser. Från portalen kan ni även kolla upp fakturornas status och se ifall de har blivit levererade eller ej, under ”Dokument”-fliken.
Ni kan logga in på portalen via Basware.com.

Uppfyller ni inte alla krav för Baswares PDF-faktureringstjänst?

Om ditt företag inte kan använda Baswares PDF-faktureringstjänst kan ni skicka in fakturor i PDF-format via e-post. När fakturor skickas via e-post måste fakturan och eventuella bilagor ingå i samma PDF-fil. E-postadresserna finns här.

Frågor kring utskick av fakturor?

Ifall ni har några frågor eller funderingar kring hur man skickar fakturor till KONE, så finner ni våran kontaktinformation här.