Choose languageLanguage

Send PDF e-fakturaer

Baswareportal Inneholdskrav for PDF-fakturaer Faktureringsadresser for PDF-faktueaer  I  Logge in på Baswareportal

Begynn å sende PDF e-fakturaer til KONE ved å følge disse trinnene:

1. Opprett en konto i Baswareportalen

  • Gå til Baswareportalen
  • Registrer dere med deres e-postadresse
  • Portalen sender ut ett bekreftelsesmelding til deres e-postadresse
  • Åpne bekreftelsesmeldingen og aktivere deres konto innen maks 7 dager

2. Aktiver deres konto

Ved utfylling av deres firmainformasjon vær spesielt oppmerksom på:

  • Bedriftsidentifikatoren – eks. selskapets MVA eller TIN nr.
  • Bedriftens kontaktperson, e-postadresse og telefonnummer. Viktige varsler, for eksempel avvist faktura, vil bli sendt til denne e-posten.
  • Legg til e-postadressene som dere vil at sende PDF fakturaer fra. Dere kan kun sende fakturaer fra de adressene som er definert her. Dere kan legge till opptil 200 e-postadresser.

3. Bekreftelse av avsenders e-postadresse

  • Dere vil motta ett bekreftelse på e-post med en link. Vennligst klikk på linken for å bekrefte e-postadressen som dere vil bruke til å sende fakturaer. Fakturaer fra en uovervåket (NOREPLY) e-postadresse vil bli avvist.
  • Hvis dere sender ut fakturaer fra en uovervåket (NOREPLY) e-postadresse, vennligst ta kontakt med deres IT-support for att få hjelp med å bekrefte e-postadressen.

4. Send lesbare PDF-fakturaer til KONE selskapspesifikke @email.basware.com adresser

  • Fakturaene må være i et lesbart PDF-format. En lesbar PDF-fil er en fil som er lagret i PDF-format, ikke et skannet bilde. Man kan søke og kopiere ord fra en lesbar PDF.
  • Vedlegg kan legges ved på slutten av fakturafilen. Separate vedleggsfiler må være i PDF-format, og navnet må inneholde ett av de følgende ordene: ”vedlegg, anhang, anlage, adjunto, annex, eller liite”. For eksempel ”Attachment_11223.pdf”.

 

 

  • De vanligste årsakene til at fakturaer avvises er: PDF-fakturaen er ikke maskinlesbar, e-postfakturaen sendes fra en ubekreftet (NON-REPLY) e-postadresse, et obligatorisk felt mangler innhold, eller at navnet på vedleggsfilen ikke inneholder et av følgende ord: ”attachment, anlage, adjunto, annex, liite”.
  • Basware validerer fakturafeltene i den første fakturaen. Basware vil varsle via e-post når det første e-posten er levert til KONE.
  • Ingen ytterligere bekreftelsemail blir sendt med mindre det er leveringsproblemer med fakturaene.
  • Bekreftelse- og alle avvisningsvarslene sendes til e-postadresse som fakturaen ble sendt fra, samt til e-postadressen til selskapets kontaktperson som ble oppgitt ved registrering.
  • KONE firmaspesifikk mottaker e-postadresser for PDF e-faktura kan dere finne her.

5. Baswareportalen

  • Dere må bruke portalen for å kunne registrere og aktivere denne tjeneste. Det er også nødvendig å bruke portalen hvis og når dere ønsker å endre eller legge til e-postadresser. Fra portalen kan dere sjekke leveringsstatus for fakturaene i fanen Dokumenter.
  • Dere kan logge in i portalen via basware.com.

Kan du ikke oppfylle alle kravene som er angitt for Baswares PDF-e-fakturatjeneste?

Hvis det ikke er mulig for selskapet å bruke Baswares PDF-e-fakturatjeneste, kan du sende fakturaen i et PDF-format via e-post. Når du sender fakturaer via e-post, må fakturaen og eventuelle vedlegg være i samme PDF-fil. Du finner e-postadresser her.

Spørsmål om utsendelser av fakturaer?

Hvis dere har noe spørsmål vedrørende utsendelse av fakturaer til KONE, så finner dere vår kontaktinformasjon her.