Send PDF e-fakturaer
Baswareportal I Inneholdskrav for PDF-fakturaer I Faktureringsadresser for PDF-faktueaer I Logge in på Baswareportal
Begynn å sende PDF e-fakturaer til KONE ved å følge disse trinnene:
1. Opprett en konto i Baswareportalen
- Gå til Baswareportalen
- Registrer dere med deres e-postadresse
- Portalen sender ut ett bekreftelsesmelding til deres e-postadresse
- Åpne bekreftelsesmeldingen og aktivere deres konto innen maks 7 dager
2. Aktiver deres konto
Ved utfylling av deres firmainformasjon vær spesielt oppmerksom på:
- Bedriftsidentifikatoren – eks. selskapets MVA eller TIN nr.
- Bedriftens kontaktperson, e-postadresse og telefonnummer. Viktige varsler, for eksempel avvist faktura, vil bli sendt til denne e-posten.
- Legg til e-postadressene som dere vil at sende PDF fakturaer fra. Dere kan kun sende fakturaer fra de adressene som er definert her. Dere kan legge till opptil 200 e-postadresser.
3. Bekreftelse av avsenders e-postadresse
- Dere vil motta ett bekreftelse på e-post med en link. Vennligst klikk på linken for å bekrefte e-postadressen som dere vil bruke til å sende fakturaer. Fakturaer fra en uovervåket (NOREPLY) e-postadresse vil bli avvist.
- Hvis dere sender ut fakturaer fra en uovervåket (NOREPLY) e-postadresse, vennligst ta kontakt med deres IT-support for att få hjelp med å bekrefte e-postadressen.
4. Send lesbare PDF-fakturaer til KONE selskapspesifikke @email.basware.com adresser
- Fakturaene må være i et lesbart PDF-format. En lesbar PDF-fil er en fil som er lagret i PDF-format, ikke et skannet bilde. Man kan søke og kopiere ord fra en lesbar PDF.
- Vedlegg kan legges ved på slutten av fakturafilen. Separate vedleggsfiler må være i PDF-format, og navnet må inneholde ett av de følgende ordene: ”vedlegg, anhang, anlage, adjunto, annex, eller liite”. For eksempel ”Attachment_11223.pdf”.
- De vanligste årsakene til at fakturaer avvises er: PDF-fakturaen er ikke maskinlesbar, e-postfakturaen sendes fra en ubekreftet (NON-REPLY) e-postadresse, et obligatorisk felt mangler innhold, eller at navnet på vedleggsfilen ikke inneholder et av følgende ord: ”attachment, anlage, adjunto, annex, liite”.
- Basware validerer fakturafeltene i den første fakturaen. Basware vil varsle via e-post når det første e-posten er levert til KONE.
- Ingen ytterligere bekreftelsemail blir sendt med mindre det er leveringsproblemer med fakturaene.
- Bekreftelse- og alle avvisningsvarslene sendes til e-postadresse som fakturaen ble sendt fra, samt til e-postadressen til selskapets kontaktperson som ble oppgitt ved registrering.
- KONE firmaspesifikk mottaker e-postadresser for PDF e-faktura kan dere finne her.
5. Baswareportalen
- Dere må bruke portalen for å kunne registrere og aktivere denne tjeneste. Det er også nødvendig å bruke portalen hvis og når dere ønsker å endre eller legge til e-postadresser. Fra portalen kan dere sjekke leveringsstatus for fakturaene i fanen Dokumenter.
- Dere kan logge in i portalen via basware.com.
Kan du ikke oppfylle alle kravene som er angitt for Baswares PDF-e-fakturatjeneste?
Hvis det ikke er mulig for selskapet å bruke Baswares PDF-e-fakturatjeneste, kan du sende fakturaen i et PDF-format via e-post. Når du sender fakturaer via e-post, må fakturaen og eventuelle vedlegg være i samme PDF-fil. Du finner e-postadresser her.
Spørsmål om utsendelser av fakturaer?
Hvis dere har noe spørsmål vedrørende utsendelse av fakturaer til KONE, så finner dere vår kontaktinformasjon her.