Transmiterea de facturi electronice PDF

Portalul Basware  I  Cerințe privind conținutul pentru facturile în format PDF  I  Adresele de facturare pentru facturile în format PDF  I  Conectare la portalul Basware

Condiții necesare pentru utilizarea serviciului de facturare electronică în format PDF:

• Înregistrarea în portalul Basware trebuie finalizată, iar adresa de e-mail pentru trimitere trebuie validată răspunzând la e-mailul de confirmare primit de la Basware. Validarea trebuie efectuată și pentru adresele de e-mail în cazul cărora nu se pot primi răspunsuri
• Facturile trebuie să fie emise într-un format PDF care poate fi citit automat și trebuie să se permită căutarea și copierea cuvintelor din fișierele PDF respective
• Toate facturile trebuie să aibă același aspect. Dacă aspectul se schimbă, factura va fi respinsă și va trebui să contactați ContactAP pentru asistență
• Adresa de e-mail pentru trimitere nu poate fi partajată cu alte companii (de exemplu, adresa de e-mail generică a unei terțe părți nu va funcționa)
• Dacă nu puteți îndeplini cerințele de mai sus ale serviciului de facturare electronică în format PDF al companiei Basware, puteți trimite facturile către serviciul de scanare. Adresele de e-mail sunt disponibile aici.

1. Creați un cont în portalul Basware

• Dați clic pe Basware portal
• Înregistrați-vă la Basware cu adresa dvs. de e-mail
• După înregistrare primiți o confirmare de la Basware la această adresă de e-mail
• Deschideți mailul de confirmare și activați-vă contul Basware în decurs de 7 zile

2. Activați-vă contul Basware

Când introduceți datele firmei dvs., acordați atenție îndeosebi următoarelor puncte:

• Codul firmei dvs. – de ex. codul de identificare fiscală al firmei.
• Persoana de contact din firma dvs. adresa de e-mail și numărul de telefon Notificări importante, ca de ex. facturi respinse, sunt transmise la această adresă de e-mail.
• Specificați adresele de e-mail de la care doriți să transmiteți facturile electronice PDF. Puteți transmite facturi numai de la adresele definite aici. Puteți adăuga până la 200 de adrese de e-mail.

3. Confirmați transmiterea de la adresele de e-mail înregistrate

• Primiți un e-mail de confirmare cu un link de acces. Folosiți acest link pentru a confirma adresele de e-mail pe care doriți să le folosiți pentru transmiterea de facturi. Facturile de la o adresă neconfirmată vor fi respinse.
• Dacă vă transmiteți facturile de la o adresă de e-mail nemonitorizată, adresați-vă suportului dvs. IT pentru a vă ajuta la confirmarea adreselor de e-mail.

4. Transmiteți-vă facturile PDF care pot fi citite automat către următoarele adrese de e-mail ale firmelor KONE din Germania:

Adresele complete @email.basware.com ale tuturor entităților KONE din toată lumea le găsiți aici.

• Facturile trebuie să fie într-un format pdf care să poată fi citit automat. Un fișier PDF care poate fi citit automat este un fișier salvat în format PDF și nu o imagine scanată. În fișiere PDF care pot fi citite automat puteți căuta și copia cuvinte.
• Anexele la facturi (de ex. devize de servicii ca fișier imagine scanat) pot fi atașate e-mail-ului. Fișierele anexă separate trebuie să fie în format PDF, iar denumirea lor trebuie să conțină cuvântul attachment, anhang, anlage, adjunto, annex sau liite. De exemplu Anhang_112233.pdf.

• Basware verifică câmpurile facturilor cu prima factură transmisă. Basware vă va notifica prin e-mail atunci când primul e-mail a fost transmis cu succes către KONE. Verificarea primei facturi poate dura câteva zile lucrătoare din partea Basware, pentru a compara datele și pentru a le transmite apoi către KONE.
• Începând cu transmiterea celei de a doua facturi nu vor mai fi trimise alte e-mail-uri de confirmare, cu excepția cazului în care apar probleme la prelucrarea facturilor.
• Mesajul de confirmare și toate notificările de respingere sunt transmise la adresa de e-mail de la care a fost trimisă factura, precum și la adresa de e-mail a persoanei de contact a firmei, căreia i-a fost înaintată înregistrarea.
• Cele mai frecvente motive de respingere sunt: factura PDF nu poate fi citită automat, factura PDF a fost transmisă de la o adresă de e-mail neînregistrată, un câmp obligatoriu al facturii nu are niciun conținut, o listă a câmpurilor obligatorii o găsiți aici. Denumirea fișierului atașat suplimentar nu conține unul dintre cuvintele următoare attachment/anlage/adjunto/adjunto/annex/liite
• Adresa pentru facturi electronice a unităților individuale KONE o găsiți aici

5. Portalul Basware

• Portalul Basware a servit anterior la înregistrarea necesară și activarea transmiterii de facturi electronice. Portalul se poate utiliza și pentru modificarea sau adăugarea de adrese de e-mail pentru transmiterea facturilor electronice. Din portal puteți verifica și starea transmiterii facturilor dvs. pe fila „Documente”.
• După înregistrare, vă puteți conecta întotdeauna la portal prin portal.basware.com.