Send PDF e-faktura

Baswareportal  I  Indholdskrav for PDF-faktura  I  Faktureringsadresser for PDF-faktura  I  Logge ind på Baswareportal

Begynd at sende PDF e-faktura til KONE ved at følge disse skridt:

1. Skab en konto i Baswareportalen

• Gå til Baswareportalen
• Registrer med jeres emailadresse
• Portalen sender en bekræftelsesmail til jeres emailadresse
• Åbn bekræftelsesmail og aktiver jeres konto inden max 7 dage

2. Aktivering af konto

Når I udfylder firmadetaljer, vær venligst ekstra opmærksom på:

• Virksomhedsidentifikation, for eksempel firma CVR, VAT eller TIN nr.
• Virksomhedens kontaktperson, emailadresse samt telefonnummer. Vigtige informationer, som afvist faktura, bliver sendt til denne emailadresse.
• Læg de emailadresser ind som I vil sende PDF e-faktura fra. I kan kun sende faktura fra de emailadresser som lægges ind der. I kan tilføje op til 200 emailadresser.

3. Validering af afsenders emailadresse

• I vil modtage en bekræftelsemail med et link. Venligst klik på og følg linket for at bekræfte emailadressen som I har til hensigt at anvende for at sende faktura ud. Faktura fra en ikke bekræftet emailadresse vil blive afvist.
• Hvis I sender faktura ud fra en ubemandet emailadresse, venligst tag kontakt med jeres IT-support for at få hjælp med at validere emailadressen.

4. Send læselige PDF-faktura til KONEs emailadresse

• Faktura skal være i et læseligt PDF-format. En læselig PDF-fil er gemt i PDF-format, og er ikke et in-scannet billede. Man skal kunne søge og kopiere ord fra en læselig PDF-fil.
• Bilag kan vedhæftes ved enden på fakturafilen. Separate bilag skal være i PDF-format, og navnet skal indeholde et af de følgende ord: ”attachment, anhang, anlage, adjunto, annex, or liite”. For eksempel ”Attachment_11223.pdf”.

• De fleste årsager til at faktura afvises er: PDF-faktura er ikke læselig af en maskine, email-faktura sendes fra en ubekræftet emailadresse, nødvendigt at udfylde tomt felt eller at navnet på det ekstra bilag ikke indeholder nogen af følgende ord: ”attachment, anlage, adjunto, annex, liite”.
• Basware validerer feltet i den første faktura. Basware gir besked via email når den første mail er blevet leveret til KONE.
• Der udsendes ikke nogen bekræftelsemail, hvis der opstår nogen problemer med modtagelse af faktura.
• Bekræftelses- og afvisning-mailen sendes til alle de emailadresser som originalfaktura blev sendt ud fra, ligesom til den emailadresse som opgivet af kontaktpersonen for jeres virksomhed ved registrering.
• KONEs firmaspecifikke modtager-mailadresser for PDF e-faktura kan I finde her.

5. Baswareportalen

• I skal bruge portalen for at kunne registrere samt aktivere denne tjeneste. I skal også bruge portalen, hvis I ønsker at ændre eller tilføje emailadresser. Fra portalen kan I også tjekke status for faktura og se hvis de er blevet leverert eller ej – og det findes under fanen ”Dokument”.
• I kan logge ind på portalen via Basware.com.

Kan du ikke opfylde alle de krav, der gælder for Baswares tjeneste til afsendelse af e-fakturaer i PDF-format?

Hvis det ikke er muligt for din virksomhed at bruge Baswares tjeneste til afsendelse af e-fakturaer i PDF-format, kan du sende din faktura i et PDF-format via e-mail. Når du sender fakturaer via e-mail, skal fakturaen og eventuelle vedhæftede filer være indeholdt i den samme PDF-fil. Du kan finde e-mailadresser her.

Spørsmål ved udsendelser af faktura?

Hvis I har spørgsmål eller tvivl angående, hvordan man sender faktura til KONE, så finner I vore kontaktinformationer her.