Contenu de la facture
Le tableau ci-dessous montre les éléments à inclure dans vos factures électroniques adressées à KONE. D’autres informations seront ajoutées en fonction des dispositions prévues par la loi et de votre contrat avec KONE.
| Type d'information | Obligatoire | Commentaire |
| Adresse de facturation électronique du fournisseur | O | Votre adresse de facturation électronique |
| Nom du fournisseur | O | Nom de votre société |
| Adresse du fournisseur | O | Adresse de votre société |
| ID de TVA du fournisseur | O | Votre numéro de TVA pour l'Europe (numéro de TVA intracommunautaire) ou votre numéro d'identification fiscale pour les pays situés hors de l'Europe |
| Compte bancaire du fournisseur / numéro IBAN | O | Les paiements SEPA nécessitent le numéro IBAN approprié |
| Le nom de la banque et le code SWIFT / BIC | O | Les paiements SEPA nécessitent le code BIC approprié |
| Adresse de facturation électronique de KONE | O | Voir les adresses de facturation électronique |
| Nom de la société KONE | O | Sur la facture, il doit être clairement indiqué à quelle entreprise cette facture s'adresse |
| Adresse de KONE | O | Adresse légale de la société indiquée dans le bon de commande / le contrat |
| Numéro de facture | O | |
| Date de la facture | O | |
| Type de facture | O | Facture / Note de crédit (avoir) |
| Date d'échéance | O | La date d'échéance de la facture doit être indiquée sur celle-ci |
| Montant toutes taxes comprises (TTC) | O | Montant total incluant la TVA |
| Montant hors taxes (HT) | O | Montant hors TVA |
| Devise | O | La devise (code) doit être indiquée clairement |
| Numéro de bon de commande | O1 | Si la facture est basée sur le bon de commande, le numéro de commande de KONE doit être indiqué. Le numéro de commande est fourni par KONE |
| Centre de coûts | O1 | À fournir par KONE |
| Référence KONE | O1 | Référence demandée par KONE, par exemple le nom d’un contact KONE ou un centre de coûts |
O = obligatoire
O1= un de ces 3 champs doit être présent sur la facture
Informations supplémentaires – veuillez noter ce qui suit
1. Autres documents: tous les autres documents tels que brochures commerciales, garanties bancaires, certificats d’origine et relevés de compte, ainsi que tout autre document similaire doivent être envoyés à l’adresse e-mail destinée aux demandes de facturation (consultez la section Assistance et coordonnées supplémentaires).
2. Nous utilisons le numéro de référence pour automatiser le traitement des factures: il est important que vous indiquiez le numéro fourni par nous sur la facture. Veillez à inclure la référence exactement sous la forme qui vous avait été indiquée dans les champs Numéro de bon de commande et Référence du client (nom de l’acheteur). Ne procédez à aucun ajout ni suppression dans le numéro ou dans le nom.
3. Les pièces jointes doivent être livrées avec la facture électronique: incluez toutes les pièces jointes à vos factures électroniques. Les factures et les pièces jointes livrées séparément ne sont pas approuvées.
4. Factures uniques / factures collectives: nous préférons que toutes les factures soient envoyées sous forme de factures uniques. Cela garantit un meilleur traitement automatique des factures, l’automatisation des processus et nous permet également de régler vos factures plus rapidement.
Bien qu’il soit possible également de distribuer des factures collectives électroniquement, nous le déconseillons. Les factures collectives diminuent les possibilités de traitement automatique et compliquent singulièrement le maintien des processus automatisés. Les factures collectives peuvent également nécessiter une disposition spécifique du client, augmentant ainsi les coûts pour toutes les parties impliquées.
5 Exigences spéciales par fournisseur: outre les exigences présentées dans ce document, certains fournisseurs doivent inclure des informations supplémentaires. De telles conditions supplémentaires sont et seront régies par votre contrat avec KONE.
6. Format : nous pouvons recevoir des factures dans tous les formats xml normalisés pertinents. Dans ce document, nous partons du principe que la dernière version du format XML est utilisée. Veuillez contacter Basware ou votre fournisseur de services de facturation électronique pour obtenir une description détaillée du format.
7. Images de factures intégrées: Toutes les images de factures intégrées doivent être fournies au format d’un fichier PDF ou d’un fichier TIFF. Si aucune image de facture n’est intégrée, une image de facture normalisée sera générée par Basware. L’image générée par Basware risque de ne pas inclure toutes les informations que vous souhaitez partager avec KONE. Il est donc fortement recommandé d’inclure votre propre copie PDF/TIFF.