Nödvändigt fakturainnehåll
Tabellen här under visar vad som måste inkluderas i era e-fakturor till KONE. Ytterliggare information kommer att läggas till enligt behov enligt lag, och per eran överenskommelse med KONE.
| TYP AV INFORMATION | NÖDVÄNDIG (JA/NEJ) | KOMMENTAR |
| Leverantörs e-fakturaadress | J | Eran e-fakturaadress |
| Leverantörsnamn | J | Erat företags namn |
| Leverantörens address | J | Erat företags address |
| Leverantörs VAT-ID | J | Erat VAT-ID för Europa, skatteidentifieringsuppgifter för länder utanför EU |
| Leverantörs bankkonto/IBAN | J | SEPA-betalningar kräver korrekt IBAN-nummer |
| Leverantörs banks namn samt SWIFT/BIC | J | SEPA-betalningar kräver korrekt BIC-kod |
| KONEs e-fakturaadress | J | Se e-fakturaadresserna |
| KONE företagsnamn | J | På fakturan måste det tydligt stå vilket företag fakturan är utställd mot |
| KONEs address | J | KONEs vanliga address som angiven på PO/kontraktet |
| Fakturanummer | J | |
| Fakturadatum | J | |
| Typ av faktura | J | Är det en debet eller kredit? |
| Förfallodatum | J | Förfallodatum måste synas på fakturan |
| Fakturans bruttobelopp | J | Totalbelopp exkluderat skatt |
| Fakturan nettobelopp | J | Totalbelopp inkluderat skatt |
| Valuta | J | Valuta (med kod som SEK/DKK/NOK/USD) måste tydligt synas på fakturan |
| Inköpsorder | J | Om fakturan är baserad på en inköpsorder så behöver KONEs inköpsnummer inkluderas. Inköpsnumret anges av KONE. |
| Kostnadscenter | J | Kostnadscentret anges av KONE. |
| KONEs referens | J | Referens som KONE behöver, t.ex. KONEs kontaktperson eller kostnadscenter som vi har angivit. |
Ytterliggare information
- Övriga dokument: Alla övriga dokument så som reklamaviser, bankgarantier, certifikat och kontoutdrag samt övriga dylika dokument måste sändas till emailadressen för fakturafrågor (see vår kontaktinformation).
- Vi använder referensnummer för att automatisera våran fakturaprocess. Det är väldigt viktigt att ni anger det fakturanummer som angett av oss på fakturan. Kontrollera och se till att ni inkluderar numret i exakt samma format som angett till er i inköpsordern, i fälten för inköpsordernr samt fältet för Kunds Referens (beställarens namn). Lägg ej till eller ta bort någonting ur numret eller namnet. Skriv exakt som angivet.
- Bilagor behöver ankomma med e-fakturan: inkludera alla bilagor till era elektroniska fakturor. Fakturor och bilagor som levererats separat kommer ej godkännas.
- Separata och samlingsfakturor: Vi föredrar att alla fakturor skickas som en separat faktura. Detta försäkrar förbättrad automatisk fakturahantering, förbättrade automatiska processer och tillåter oss att bokföra eran faktura omgående. Även om det är möjligt att skicka ut samlingsfakturor elektronisk, så vill vi be er att ej skicka dem till oss. Samlingsfakturor minskar förmågan av automatisk hantering och gör det svårt att hålla processen automerad. Samlingsfakturor kan även kräva en specifik kunds formgivning på fakturan, vilket ökar kostnaderna för alla involverade parter.
- Specialla krav per Leverantör: I tillägg till de krav som presenterats här, så kan somliga leverantörer även krävas att sända över ytterliggare information. Sådana ytterliggare krav är regulerade, och kommer att reguleras enligt erat avtal med KONE.
- Format: Vi kan ta emot fakturor i alla relevanta standadiserade xml-format. Vid denna tidpunkt så antas användandet utav den senaste versionen av _XML format_. Vänligen kontakta Basware eller eran e-faktura tjänsteleverantör för att få en mera detaljerad beskrivning.
- Bifogade fakturabilder: Alla bifogade fakturabilder måste vara i formatet av antingen en PDF-fil eller en TIFF-fil. Ifall ingen fakturabild är bifogad, kommer en standardiserad fakturabild att skapas av Basware. Denna bild kan komma att ej innehålla all den information som ni behöver delge oss på KONE. Därav rekommenderar vi starkt att inkludera en PDF/TIFF-kopia från er sida.
Frågor gällande utskick av fakturor?
Ifall ni har frågor kring hur man skickar fakturor till KONE, så finner ni våran kontaktinformation här.