Specificații pentru transmiterea prin furnizori de servicii
Următorul tabel prezintă datele care trebuie să fie cuprinse pe facturile dvs. electronice către KONE. Informații suplimentare sunt adăugate în cadrul dispozițiilor legale și conform acordului dvs. cu KONE.
Tip de informație | Specificații obligatorii | Indicații |
Adresa facturii electronice a furnizorului | M | Adresa dvs. electronică de facturare |
Denumirea furnizorului | M | Denumirea firmei dvs. |
Adresa furnizorului | M | Adresa firmei dvs. |
CUI furnizor | M | Numărul dvs. de identificare în scopuri de TVA sau codul fiscal |
Cod bancar / IBAN furnizor | M | Plățile SEPA nu necesită un cod IBAN corect |
Denumirea băncii și SWIFT/ BIC furnizor | M | Plățile SEPA nu necesită un cod SWIFT / BIC corect |
Adresa facturii electronice KONE | M | Vezi adrese de facturare electronice |
Denumirea firmei KONE | M | Pe factură trebuie specificată denumirea corectă a unității KONE |
Adresa de facturare KONE | M | Sediul societății conform comenzii / contractului |
Numărul facturii | M | |
Data facturii | M | |
Tipul facturii | M | Factură sau notă de credit |
Data scadenței | M | Data scadentă a facturii trebuie să fie specificată pe factură |
Valoarea brută a facturii | M | Valoarea totală inclusiv TVA |
Valoarea netă a facturii | M | Valoarea totală exclusiv TVA |
Valută | M | Valuta (cod) trebuie specificată în mod clar |
Număr de comandă KONE | M1 | Dacă factura se referă la o comandă KONE, numărul de comandă KONE trebuie să fie întotdeauna specificat. Numărul de comandă este comunicat de către KONE. |
Centru de cost | M1 | Este comunicat de către KONE |
Referință comandă KONE | M1 | Referința comenzii comunicată de către KONE, de ex. persoana de contact KONE sau numărul de comandă |
M = informații obligatorii
M1 = cel puțin 3 dintre aceste informații trebuie să fie înregistrate pe factură.
Informații suplimentare
- Alte documente: Toate celelalte documente precum materiale publicitare, garanții bancare, certificate de origine, extrase de cont și documente similare trebuie să fie transmise la adresa de e-mail de Helpdesk (vezi informații de contact).
- Folosim referințele de comandă pentru a automatiza prelucrarea facturilor: Este importantă să menționați pe factură referințele de comandă comunicate de către noi. Va rugăm să aveți grijă ca în câmpurile „Număr de comandă KONE” și „Referință de comandă KONE” să specificați exact informațiile oferite de către KONE. Vă rugăm să nu modificați și să nu înlăturați nimic din referințele de comandă sau persoana de contact.
- Anexele la facturi trebuie să fie transmise simultan cu factura electronică: Atașați toate anexele dvs. la facturile dvs. electronice. Facturile și anexele transmise separat nu sunt aprobate.
- Facturi individuale și facturi centralizatoare: Preferăm transmiterea tuturor facturilor ca facturi individuale. Acest lucru asigură o prelucrare automată mai bună a facturilor și procese automate, permițându-ne achitarea în timp util a facturilor. Deși este posibilă transmiterea de facturi centralizatoare, nu vă sfătuim să faceți acest lucru. Facturile centralizatoare reduc posibilitățile de prelucrare automată a facturilor și îngreunează gestionarea proceselor automatizate. Facturile centralizatoare pot necesita și un layout specific clientului, ceea ce crește costurile pentru toate părțile implicate.
- Cerințe speciale per furnizor: Suplimentar față de cerințele prezentate în acest document, unii furnizori pot fi solicitați să adauge informații suplimentare. Aceste cerințe suplimentare sunt și vor fi reglementate prin acordul dvs. cu KONE.
- Formate: Avem posibilitatea de a primi facturi în toate formatele standardizate XML relevante. În acest document este presupusă utilizarea celei mai noi versiuni a _formatului XML_. Vă rugăm să contactați Basware sau furnizorul dvs. de servicii de facturare electronică pentru o descriere detaliată a formatului.
- Anexe atașate la facturi ca fișier imagine: În cazul în care anexele atașate facturilor sunt sub formă de fișiere imagine, acestea trebuie să fie atașate fie ca fișier pdf, fie ca fișier TIFF. Dacă nu există un fișier imagine în acest format, Basware va genera o imagine standardizată a facturii. Imaginea generată de Basware este posibil să nu conțină toate informațiile pe care doriți să le puneți la dispoziția KONE. De aceea, recomandăm neapărat să adăugați o copie pdf/TIFF proprie.