Specyfikacje dla wysyłki za pośrednictwem usługodawców
Poniższa tabela pokazuje, jakie dane muszą być zawarte na elektronicznych fakturach wystawionych firmie KONE. Dodatkowe informacje zostaną dodane zgodnie z wymogami prawa i po uzgodnieniu z firmą KONE.
| Typ informacji | Informacje obowiązkowe | Informacje |
| Adres faktury elektronicznej Dostawca | M | Twój adres do fakturowania elektronicznego |
| Nazwa firmy Dostawca | M | Nazwa firmy |
| Adres dostawcy | M | Adres firmy |
| Dostawca UID | M | Twój numer identyfikacji podatkowej VAT lub numer podatkowy |
| Dane bankowe / IBAN dostawcy | M | Płatności SEPA wymagają prawidłowego numeru IBAN |
| Nazwa banku i SWIFT / BIC Dostawca | M | Płatności SEPA wymagają prawidłowego numeru SWIFT / kodu BIC |
| Adres faktury elektronicznej KONE | M | Zob. adresy do elektronicznego rozliczania faktur |
| Nazwa firmy KONE | M | Dokładna jednostka biznesowa KONE musi być podana na fakturze |
| KONE VAT ID | M | VAT ID |
| Adres na fakturze KONE | M | Siedziba według zamówienia/umowy |
| Numer faktury | M | |
| Data faktury | M | |
| Rodzaj faktury | M | Faktura lub nota kredytowa |
| Termin płatności | M | Termin płatności faktury musi być wskazany na fakturze |
| Kwota brutto faktury | M | Kwota ogółem z uwzględnieniem podatku VAT |
| Kwota faktury netto | M | Kwota ogółem bez podatku VAT |
| Waluta | M | Należy jednoznacznie wskazać walutę (kod) |
| Numer zamówienia KONE | M1 | Jeśli faktura odnosi się do zamówienia KONE, należy zawsze podać numer zamówienia KONE. Numer zamówienia jest przekazywany przez KONE. |
| Centrum kosztów | M1 | Przekazywane przez KONE |
| KONE Odniesienie do zamówienia | M1 | Referencja przekazana przez KONE, np. osoba kontaktowa KONE lub numer zamówienia |
M = Dane obowiązkowe
M1 = Na fakturze należy podać na fakturze co najmniej jedno z tych 3 danych.
Informacje dodatkowe
- Inne dokumenty: Wszelkie inne dokumenty, takie jak poczta promocyjna, gwarancje bankowe, świadectwa pochodzenia, wyciągi z konta i podobne dokumenty muszą być wysłane na adres e-mail zapytań fakturowych (patrz Dane kontaktowe).
- Używamy referencji do zamówień w celu automatyzacji przetwarzania faktur: Ważne jest, abyś wskazał dane referencyjne zamówienia wskazane przez nas na fakturze. Prosimy upewnić się, że odniesienia do zamówienia wpisuje się w takiej samej formie, jak w polach „KONE numer zamówienia” i „KONE referencja zamówienia”. Prosimy nie zmieniać ani nie usuwać wskazanych danych referencyjnych zamówień lub osób kontaktowych.
- Załączniki do faktury muszą być dostarczone w tym samym czasie co faktura elektroniczna: Dodaj wszystkie załączniki do swoich faktur elektronicznych. Oddzielnie przesyłane faktury i załączniki nie są zatwierdzane.
- Faktury pojedyncze vs. zbiorcze: Wszystkie faktury muszą być wysyłane jako pojedyncze faktury. Takie rozwiązanie umożliwia sprawniejsze, w dużej mierze zautomatyzowane przetwarzanie faktur oraz pozwala na szybsze rozliczenie. Choć technicznie możliwe jest przesyłanie faktur zbiorczych w formie elektronicznej, nie jest to rozwiązanie przez nas zalecane. Faktury zbiorcze ograniczają możliwości automatycznej obsługi i utrudniają utrzymanie efektywnego procesu rozliczeń. Mogą również wymagać indywidualnego, dostosowanego do klienta układu, co generuje dodatkowe koszty po obu stronach.
- Specjalne wymagania dla każdego dostawcy: Oprócz wymogów określonych w niniejszym dokumencie, niektórzy dostawcy mogą zostać poproszeni o dostarczenie dodatkowych informacji. Te dodatkowe wymagania są i będą regulowane przez Państwa umowę z KONE.
- Formaty: Jesteśmy w stanie otrzymywać faktury we wszystkich odpowiednich standaryzowanych formatach XML. Niniejszy dokument zakłada wykorzystanie najnowszej wersji formatu XML. Szczegółowy opis formatu faktury elektronicznej można uzyskać od firmy Basware lub dostawcy usług w zakresie fakturowania elektronicznego.
- Załączone załączniki do faktury w postaci pliku graficznego: Jeżeli załączone załączniki do faktur mają formę pliku graficznego, muszą być dołączone albo jako plik PDF, albo jako plik TIFF. Jeśli w tym formacie nie ma pliku obrazu, Basware wygeneruje standardowy obraz faktury. Obraz wygenerowany przez Basware może nie zawierać wszystkich informacji, które należy dostarczyć KONE. Dlatego też zdecydowanie zaleca się załączenie własnej kopii pdf/TIFF.
- Aby umożliwić automatyzację, prosimy również o przestrzeganie poniższych wymagań:
- Każda faktura oparta na zamówieniu zawiera tylko jeden numer zamówienia (PO)
- Na fakturze nie łącz pozycji objętych PO i poza PO
- W przypadku faktur nieobjętych PO, z wieloma „cost centers” lub „networks” podziel fakturę na pojedyncze pozycje, aby dokładnie uchwycić wszystkie szczegóły.
Questions about sending invoices?
If you have questions about sending invoices to KONE, our contact information can be found here.