Krav til fakturainnhold
Tabellen nedenfor viser hva som må inkluderes i EHF-fakturaene deres til KONE. Tilleggsinformasjon vil bli påkrevd i henhold til lov og i henhold til din avtale med KONE.
| Informasjonstype | Obligatorisk | Kommentar |
| EHF-fakturaadresse til leverandøren | Obligatorisk | Deres EHF-adresse |
| Leverandørens navn | Obligatorisk | Deres Firma navn |
| Leverandørens adresse | Obligatorisk | Deres Firma adresse |
| Leverandørens MVA.nr | Obligatorisk | Deres MVA.nr for Europa eller skatteidentifikasjon for land utenfor Europa |
| Leverandørens bankkonto / IBAN-nummer | Obligatorisk | Utenlands betalinger krever riktig IBAN-nummer |
| Leverandørens banks navn og SWIFT / BIC-kode | Obligatorisk | Utenlands betalinger krever riktig BIC-kode |
| KONEs EHF-fakturaadresse | Obligatorisk | See EHF-fakturaadresse |
| KONEs selskapsnavn | Obligatorisk | På fakturaen må det fremgå tydelig, hvilket selskap den er adressert til |
| KONE VAT ID | Obligatorisk | See VAT ID |
| KONEs adresse | Obligatorisk | Firmaets juridiske adresse som angitt i PO / kontrakt |
| Fakturanummer | Obligatorisk | |
| Fakturadato | Obligatorisk | |
| Fakturatype | Obligatorisk | Faktura / kreditnota |
| Forfallsdato | Obligatorisk | Forfallsdato må vises på fakturaen |
| Faktura bruttobeløp | Obligatorisk | Totalbeløp Inkl. mva |
| Faktura nettobeløp | Obligatorisk | Beløp eks. mva |
| Valuta | Obligatorisk | Valuta (kode) må fremgå tydelig |
| Innkjøpsnummer | Obligatorisk* | Hvis fakturaen er basert på en innkjøpsordre så må innkjøpsnummer påføres. Dette vil KONE oppgi ved bestilling. |
| Kostesenter | Obligatorisk* | Dette vil KONE oppgi ved bestilling |
| KONE referanse | Obligatorisk* | Referanse kan, f.eks. være kontaktperson eller kostnadssted |
* Et av disse 3 feltene må fylles ut på fakturaen
Tilleggsinformasjon
- Andre dokumenter: Eventuelle andre dokumenter som reklamefilm, bankgarantier, opprinnelsesattester og kontoutskrifter og andre lignende dokumenter, må sendes til fakturaens e-postadresse (se kontaktinformasjon).
- Vi bruker referansenummer for å automatisere fakturabehandlingen: Det er viktig at du oppgir nummeret som er gitt av oss på fakturaen. Sørg for å ta med referansen i det samme formen du har gitt i feltene Innkjøpsnummer og Kundereferanse (kjøperens navn). Ikke legg til eller ta bort noe fra nummeret eller navnet.
- Vedlegg må leveres med EHF-fakturaen: Inkluder alle de vedleggene til dine elektroniske fakturaer. Fakturaer og vedlegg levert separat er ikke godkjent.
- Enkeltfakturaer Alle fakturaer må sendes som enkeltfakturaer. Dette sikrer økt automatisk fakturahåndtering, automatiserte prosesser og lar oss betale fakturaene dine raskt.
- Spesielle krav per leverandør: I tillegg til de krav som presenterts i dette dokumentet, kan noen leverandører være pålagt å legge ved tilleggsinformasjon. Slike tilleggskrav er og vil bli regulert av din avtale med KONE.
- Format: Vi er i stand til å motta fakturaer i alle relevante standardisert XML-format. I dette dokumentet, så er bruket av den seneste versjonen av XML antatt. Vennligst kontakt Basware eller deres EHF-tjenesteleverandør for en detaljert formatbeskrivelse.
- Vedlagte fakturabilder: Alle vedlagte fakturabilder må komme enten som en PDF-fil, eller en TIFF-fil. Hvis ikke noen fakturabilde er vedlagt, så vil en standardisert fakturabilde bli generert av Basware. Bilden som Basware genererer kan komme at ikke inkludere all den informasjon som du vil dele med til KONE. Derfor, er det veldig sterkt vi rekommanderer at inkludere en PDF/TIFF-kopi selv.
- For å aktivere automatiseringen, må du også følge kravene nedenfor:
- Hver ordrebasert faktura inneholder kun ett PO-nummer (innkjøpsordrenummer).
- Ikke kombiner fakturalinjer for innkjøpsordrer og andre fakturalinjer
- For fakturaer som ikke er innkjøpsordrer med flere kostnadssteder eller nettverk, del fakturaen opp i individuelle linjeposter for å fange opp alle detaljer nøyaktig.
Spørsmål ved utsendelser av fakturaer?
Hvis du har noe spørsmål vedrørende utsendelse av fakturaer til KONE så kan du finne vår kontaktinformasjon her.