Choose languageLanguage

Send PDF e-fakturaer

Faktureringsadresser – PDF e-fakturaer

I KONE Norge bruker vi automatisering av leverandørfakturaer (Medius), og leverandører må sende fakturaer til Medius Capture i PDF-format til e-postadressen mf-kone@medius.cloud. Registrering er ikke nødvendig.

  1. Leverandøren sender fakturaen til Medius’ e-postadresse for capture* mf-kone@medius.cloud ​
    *Det er en automatisk e-post-ID uten svar
  2. Medius Capture støtter følgende filformater når du sender fakturaer via e-post:
    • PDF-fil
    • Vedlegg:
      • I tillegg kan leverandøren også legge til vedlegg i forskjellige formater, for eksempel DOC, TXT, XML eller XLS.
      • Kun fakturarelaterte vedlegg er tillatt Men faktura og vedlegg må sendes i en og samme fil
      • Medius tillater ikke flere PDF-filer i én e-post. Send inn én komplett faktura per e-post som én PDF-fil, og legg ved eventuelle støttedokumenter i et annet filformat (f.eks. Faktura.pdf med vedlegg.doc eller vedlegg.7z), da flere fakturafiler eller flere PDF-filer i én e-post ikke vil bli behandlet automatisk.
  3. Her er noen viktige begrensninger å huske på når du forbereder fakturafiler for sending:
    • Bare én faktura kan sendes per e-post
    • Maksimal størrelse på en fakturafil er 50 MB.
    • En fakturafil kan inneholde opptil 2000 sider.
    • Maksimalt antall linjeelementer som kan registreres per faktura er 999 elementer.
    • Den anbefalte oppløsningen for et skannet vedlegg er 300 dpi.
  4. For detaljerte krav til fakturainnhold, vennligst se nettsiden
    • For å aktivere automatiseringen, må du også følge kravene nedenfor:
      • Hver ordrebasert faktura inneholder bare ett PO-nummer (innkjøpsordrenummer).
      • Ikke kombiner fakturaer for innkjøpsordrer og andre fakturaer
      • For fakturaer som ikke er innkjøpsordrer med flere kostnadssteder eller nettverk, del fakturaen opp i individuelle linjeposter for å fange opp alle detaljer nøyaktig.
  5. Hvis du trenger støtte, kan du kontakte AP Helpdesk. Kontaktinformasjon – KONE Supplier e-fakturering

Baswareportalen

Baswareportal  I  Inneholdskrav for PDF-fakturaer  I  Faktureringsadresser for PDF-faktueaer  I  Logge in på Baswareportal

Begynn å sende PDF e-fakturaer til KONE ved å følge disse trinnene:

1. Opprett en konto i Baswareportalen

  • Gå til Baswareportalen
  • Registrer dere med deres e-postadresse
  • Portalen sender ut ett bekreftelsesmelding til deres e-postadresse
  • Åpne bekreftelsesmeldingen og aktivere deres konto innen maks 7 dager

2. Aktiver deres konto

Ved utfylling av deres firmainformasjon vær spesielt oppmerksom på:

  • Bedriftsidentifikatoren – eks. selskapets MVA eller TIN nr.
  • Bedriftens kontaktperson, e-postadresse og telefonnummer. Viktige varsler, for eksempel avvist faktura, vil bli sendt til denne e-posten.
  • Legg til e-postadressene som dere vil at sende PDF fakturaer fra. Dere kan kun sende fakturaer fra de adressene som er definert her. Dere kan legge till opptil 200 e-postadresser.

3. Bekreftelse av avsenders e-postadresse

  • Dere vil motta ett bekreftelse på e-post med en link. Vennligst klikk på linken for å bekrefte e-postadressen som dere vil bruke til å sende fakturaer. Fakturaer fra en uovervåket (NOREPLY) e-postadresse vil bli avvist.
  • Hvis dere sender ut fakturaer fra en uovervåket (NOREPLY) e-postadresse, vennligst ta kontakt med deres IT-support for att få hjelp med å bekrefte e-postadressen.

4. Send lesbare PDF-fakturaer til KONE selskapspesifikke @email.basware.com adresser

  • Fakturaene må være i et lesbart PDF-format. En lesbar PDF-fil er en fil som er lagret i PDF-format, ikke et skannet bilde. Man kan søke og kopiere ord fra en lesbar PDF.
  • Vedlegg kan legges ved på slutten av fakturafilen. Separate vedleggsfiler må være i PDF-format, og navnet må inneholde ett av de følgende ordene: ”vedlegg, anhang, anlage, adjunto, annex, eller liite”. For eksempel ”Attachment_11223.pdf”.

 

 

  • De vanligste årsakene til at fakturaer avvises er: PDF-fakturaen er ikke maskinlesbar, e-postfakturaen sendes fra en ubekreftet (NON-REPLY) e-postadresse, et obligatorisk felt mangler innhold, eller at navnet på vedleggsfilen ikke inneholder et av følgende ord: ”attachment, anlage, adjunto, annex, liite”.
  • Basware validerer fakturafeltene i den første fakturaen. Basware vil varsle via e-post når det første e-posten er levert til KONE.
  • Ingen ytterligere bekreftelsemail blir sendt med mindre det er leveringsproblemer med fakturaene.
  • Bekreftelse- og alle avvisningsvarslene sendes til e-postadresse som fakturaen ble sendt fra, samt til e-postadressen til selskapets kontaktperson som ble oppgitt ved registrering.
  • KONE firmaspesifikk mottaker e-postadresser for PDF e-faktura kan dere finne her.

5. Baswareportalen

  • Dere må bruke portalen for å kunne registrere og aktivere denne tjeneste. Det er også nødvendig å bruke portalen hvis og når dere ønsker å endre eller legge til e-postadresser. Fra portalen kan dere sjekke leveringsstatus for fakturaene i fanen Dokumenter.
  • Dere kan logge in i portalen via basware.com.

KONE Doors Business (KDB)

Leverandører som sender fakturaer til KDB kan sende PDF-fakturaer til den relevante BSCS-e-postadressen som er oppført her. Ingen registrering er nødvendig.

 

Spørsmål om utsendelser av fakturaer?

Hvis dere har noe spørsmål vedrørende utsendelse av fakturaer til KONE, så finner dere vår kontaktinformasjon her.