Envoyer des factures électroniques au format PDF

Les fournisseurs opérant en Suisse doivent envoyer leurs factures à Medius Capture.

Merci de suivre les instructions.

1. Le fournisseur envoie la facture à l’adresse e-mail* de Medius Capture mf-kone@medius.cloud
   *Il s’agit d’une adresse e-mail automatique sans réponse.
2. Medius Capture prend en charge les formats de fichiers suivants pour l’envoi de factures par e-mail :
   • PDF
   • Pièces jointes :
     • Le fournisseur peut également ajouter des pièces jointes de différents formats, tels que DOC, TXT, XML ou XLS.
     • Seules les pièces jointes liées à la facture sont autorisées
     • Medius n’accepte pas plusieurs fichiers PDF dans un même courriel. Veuillez soumettre une facture complète par courriel, sous forme d’un seul fichier PDF, et inclure les pièces justificatives dans un format différent (par exemple, Facture.pdf avec Pièce jointe.doc ou Pièce jointe.7z). Les courriels contenant plusieurs factures ou plusieurs fichiers PDF ne seront pas traités automatiquement.
3. Voici quelques restrictions importantes à garder à l’esprit lors de la préparation des fichiers de factures à envoyer :
   • Une seule facture peut être envoyée par e-mail
   • La taille maximale d’un fichier de facture est de 50 Mo.
   • Un fichier de facture peut contenir jusqu’à 2 000 pages.
   • Le nombre maximal de lignes pouvant être saisies par facture est de 999.
   • La résolution recommandée pour une pièce jointe numérisée est de 300 dpi.
4. Pour connaître les exigences détaillées relatives au contenu des factures, veuillez consulter la page Web Contenu de la facture – KONE Supplier e-invoicing
   • Pour activer l’automatisation, veuillez également respecter les exigences suivantes :
     • Chaque facture basée sur une commande ne doit comporter qu’un seul numéro de bon de commande (PO).
     • Ne combinez pas les factures avec bon de commande et sans bon de commande.
     • Pour les factures sans bon de commande comportant plusieurs centres de coûts ou réseaux, divisez la facture en lignes individuelles afin de saisir tous les détails avec précision.
5. Si vous avez besoin d’assistance, veuillez contacter le service d’assistance AP Information de contact – KONE Supplier e-invoicing

Les fournisseurs opérant en France doivent s’inscrire auprès de Basware en conséquence.

Portail Basware  I  Champs obligatoires des factures PDF  I  Adresses de réception des factures PDF  I Lien de connexion au portail Basware

Conditions préalables à l’utilisation du service de facturation électronique au format PDF:

• L’inscription au portail Basware est un prérequis et l’adresse e-mail d’émission des factures doit être validée en répondant à l’e-mail de confirmation de Basware. Cette validation doit également être effectuée pour les adresses e-mail noreply.
• Les factures doivent être au format PDF lisible par machine, il doit être possible de rechercher et de copier des mots à partir des fichiers PDF.
• Toutes les factures doivent présenter la même disposition et format. Si la disposition change, la facture sera rejetée et vous devrez contacter ContactAP pour obtenir de l’aide.
• L’adresse e-mail d’émission des factures ne peut pas être partagée avec d’autres sociétés, par exemple une adresse e-mail générique tierce ne fonctionnera pas.

1. Créez un compte sur le portail Basware

• Allez sur Basware portal
• S’enregistrer avec son adresse email
• Le portail vous enverra une confirmation sur votre adresse email
• Ouvrez le message de confirmation et activez votre compte dans un délai maximum de 7 jours

2. Activez votre compte

• Lorsque vous renseigner les détails relatifs à votre société, merci de prêter attention à
• Le code d’identifiant de l’entreprise – ex : numéro de TVA ou numéro NIC
• La personne à contacter dans votre société, adresse email et téléphone
• Ajoutez les adresses email desquelles seront envoyées les factures pdf. Vous ne pourrez envoyer les factures que des adresses email indiquées ici. Vous pouvez renseigner jusqu’à 200 adresses email.

3. Vérifiez les adresses email d’envoi

• Vous allez recevoir un email de confirmation avec un lien d’accès. Merci d’utiliser ce lien pour confirmer les adresses email que vous utiliserez pour l’envoi des factures. Les factures provenant d’une adresse non confirmée seront rejetées.
• Si vous envoyez vos factures d’une adresse email non contrôlée, merci de contacter votre support informatique pour vous aider à confirmer l’adresse email.

4. Envoyez vos factures pdf sur les adresses KONE spécifiques, au format @email.basware.com

• Les factures doivent être au format pdf lisible. Un fichier pdf lisible est un fichier enregistré au format pdf, non pas une image scannée. Vous pouvez rechercher et copier des mots dans un pdf lisible.
• Peuvent être ajoutées à la fin du fichier facture. Les fichiers attachés séparément doivent être au format pdf et le nom doit contenir le mot attachment, anhang, anlage, adjunto, annex, ou liite. Par exemple, attachment_112233.pdf

• Basware valide les champs de la première facture. Basware vous informera par email quand le premier email aura été reçu par KONE avec succès. La première facture peut prendre quelques jours avant d’être contrôlée et réceptionnée par KONE.
• Aucune autre confirmation ne sera envoyée sauf en cas de problème de distribution des factures.
• Les notifications de confirmation ou de rejet sont envoyées à l’adresse email à l’origine de l’envoi de la facture ainsi qu’à l’email de contact de la personne au sein de votre société renseigné au moment de l’enregistrement.
• Les causes de rejet les plus fréquentes sont: la facture pdf n’est pas lisible par la machine, la facture a été envoyée d’une adresse email non enregistrée, un champ obligatoire n’a pas été renseigné (lien vers les champs obligatoires), le nom du fichier en pièce attachée ne contient pas un des mots suivants: attachment/anlage/adjunto/annex/liite
• Lien vers les adresses email KONE spécifiques à la réception des factures (lien)

5. Portail Basware

• L’utilisation du portail a été nécessaire lors de l’enregistrement et l’activation du service. Il est aussi nécessaire si vous souhaitez ajouter ou envoyer une nouvelle adresse email. Du portail, vous pouvez aussi vérifier le statut des factures envoyées dans l’onglet « documents ».
• Le lien de connexion au portail: portal.basware.com

KONE Doors Business (KDB)

Les fournisseurs qui adressent des factures à KDB peuvent les soumettre au format PDF à l’adresse électronique BSCS correspondante indiquée ici. Aucune inscription n’est requise.

Nous contacter

Si vous avez des questions sur la façon d’envoyer des factures à KONE,
nos informations de contact sont disponibles ici.