Contenu de la facture
Le tableau ci-dessous montre les éléments à inclure dans vos factures électroniques adressées à KONE. D’autres informations seront ajoutées en fonction des dispositions prévues par la loi et de votre contrat avec KONE.
| Type d'information | Obligatoire | Commentaire |
| Adresse de facturation électronique du fournisseur | O | Votre adresse de facturation électronique |
| Nom du fournisseur | O | Nom de votre société |
| Adresse du fournisseur | O | Adresse de votre société |
| ID de TVA du fournisseur | O | Votre numéro de TVA pour l'Europe (numéro de TVA intracommunautaire) ou votre numéro d'identification fiscale pour les pays situés hors de l'Europe |
| Compte bancaire du fournisseur / numéro IBAN | O | Les paiements SEPA nécessitent le numéro IBAN approprié |
| Le nom de la banque et le code SWIFT / BIC | O | Les paiements SEPA nécessitent le code BIC approprié |
| Adresse de facturation électronique de KONE | O | Voir les adresses de facturation électronique |
| Nom de la société KONE | O | Sur la facture, il doit être clairement indiqué à quelle entreprise cette facture s'adresse |
| KONE VAT ID | O | VAT ID |
| Adresse de KONE | O | Adresse légale de la société indiquée dans le bon de commande / le contrat |
| Numéro de facture | O | |
| Date de la facture | O | |
| Type de facture | O | Facture / Note de crédit (avoir) |
| Date d'échéance | O | La date d'échéance de la facture doit être indiquée sur celle-ci |
| Montant toutes taxes comprises (TTC) | O | Montant total incluant la TVA |
| Montant hors taxes (HT) | O | Montant hors TVA |
| Devise | O | La devise (code) doit être indiquée clairement |
| Numéro de bon de commande | O1 | Si la facture est basée sur le bon de commande, le numéro de commande de KONE doit être indiqué. Le numéro de commande est fourni par KONE |
| Centre de coûts | O1 | À fournir par KONE |
| Référence KONE | O1 | Référence demandée par KONE, par exemple le nom d’un contact KONE ou un centre de coûts |
O = obligatoire
O1= un de ces 3 champs doit être présent sur la facture
Informations supplémentaires – veuillez noter ce qui suit
- Autres documents: tous les autres documents tels que brochures commerciales, garanties bancaires, certificats d’origine et relevés de compte, ainsi que tout autre document similaire doivent être envoyés à l’adresse e-mail destinée aux demandes de facturation (consultez la section Assistance et coordonnées supplémentaires).
- Nous utilisons le numéro de référence pour automatiser le traitement des factures: il est important que vous indiquiez le numéro fourni par nous sur la facture. Veillez à inclure la référence exactement sous la forme qui vous avait été indiquée dans les champs Numéro de bon de commande et Référence du client (nom de l’acheteur). Ne procédez à aucun ajout ni suppression dans le numéro ou dans le nom.
- Les pièces jointes doivent être livrées avec la facture électronique: incluez toutes les pièces jointes à vos factures électroniques. Les factures et les pièces jointes livrées séparément ne sont pas approuvées.
- Factures individuelles / factures groupées : Toutes les factures doivent être envoyées individuellement. Cela garantit un meilleur traitement automatique des factures, des processus automatisés et nous permet de régler vos factures rapidement. Bien qu’il soit possible de distribuer des factures groupées par voie électronique, nous vous le déconseillons. Les factures groupées réduisent les possibilités de traitement automatique des factures et rendent difficile le maintien des processus automatisés. Les factures groupées peuvent également nécessiter une mise en page spécifique au client, ce qui augmente les coûts pour toutes les parties concernées.
- Exigences spéciales par fournisseur: outre les exigences présentées dans ce document, certains fournisseurs doivent inclure des informations supplémentaires. De telles conditions supplémentaires sont et seront régies par votre contrat avec KONE.
- Format : nous pouvons recevoir des factures dans tous les formats xml normalisés pertinents. Dans ce document, nous partons du principe que la dernière version du format XML est utilisée. Veuillez contacter Basware ou votre fournisseur de services de facturation électronique pour obtenir une description détaillée du format.
- Images de factures intégrées: Toutes les images de factures intégrées doivent être fournies au format d’un fichier PDF ou d’un fichier TIFF. Si aucune image de facture n’est intégrée, une image de facture normalisée sera générée par Basware. L’image générée par Basware risque de ne pas inclure toutes les informations que vous souhaitez partager avec KONE. Il est donc fortement recommandé d’inclure votre propre copie PDF/TIFF.
- Afin de permettre l’automatisation, veuillez également respecter les exigences suivantes :
- Chaque facture basée sur une commande ne comprend qu’un seul numéro de bon de commande
- Ne combinez pas les lignes de facture avec et sans bon de commande
- Pour les factures sans bon de commande concernant plusieurs centres de coûts ou réseaux, divisez la facture en lignes individuelles afin de saisir tous les détails avec précision