Obligatorisk fakturaindhold
Tabellen her under viser hvad som må inkluderes i jeres e-faktura til KONE. Yderligere information vil lægges til ifølge behov ifølge lov, og per jeres overenskomst med KONE.
| Informationstype | Obligatorisk (J/N) | Kommentar |
| Leverandørens E-fakturadresse | J | Jeres E-fakturaadresse |
| Leverandørens navn | J | Din virksomheds navn |
| Leverandørens adresse | J | Din virksomheds adresse |
| Leverandørens CVR-nr/VAT-nr | J | Jeres CVR-nr/VAT-ID for Europa eller skatteidentifikation for lande uden for Europa |
| Leverandørens bankkonto / IBAN-nummer | J | SEPA-betalinger kræver korrekt IBAN-nummer |
| Leverandørens banks navn og SWIFT / BIC-kode | J | SEPA-betalinger kræver korrekt BIC-kode |
| KONE E-fakturaadresse | J | Se E-fakturaadresser |
| KONE firmanavn | J | På faktura skal det tydeligt fremgå, hvilket firma den er adresseret til |
| KONE VAT ID | J | Se VAT ID |
| KONE adresse | J | Virksomhedens juridiske adresse der skrevet i PO/kontrakt |
| Fakturanummer | J | |
| Fakturadato | J | |
| Fakturatype | J | Faktura/kreditnota |
| Forfaldsdato | J | Forfaldsdato skal være med på faktura |
| Faktura bruttobeløb | J | Total beløb ekskl. skat |
| Faktura nettobeløb | J | Total inkl. skat |
| Valuta | J | Valuta (og kode) skal tydeligt fremgå på faktur |
| Indkøbsordrenummer | J* | Hvis faktura er til en inkøbsordre, skal KONE ordrenummer angives på faktura. KONE vil oplyse ordrenummer. |
| Omkostningssted | J* | Vil blive oplyst af KONE |
| KONE reference | J* | Henvisning anmodet af KONE, f.eks. KONE kontaktperson eller omkostningscenter |
* Mindst et af disse 3 felter skal udfyldes.
Yderligere information
- Andre dokumenter: Eventuelle andre dokumenter såsom reklamer, bankgarantier, oprindelsecertifikater og kontoudtog og andre lignende dokumenter skal sendes til e-mail-adresse med fakturaspørgsmål (se Kontaktoplysninger).
- Vi bruger referencenumre for at automatisere vores fakturahåndtering: Det er vigtig at du angiver det nummer, som vi har givet på faktura. Sørg for at medtage referencen i nøjagtigt det samme format der er givet dig i felterne ‘Indkøbsordrenummer og Kundehenvisning (køberens navn)’. Du må ikke tilføje eller fjerne noget fra nummeret eller navnet.
- Vedhæftede filer skal sendes med E-faktura: Medsend alle vedhæftede filer til dine elektroniske faktura. Faktura og vedhæftade filer, der sendes separat, godkendes ikke.
- Enkeltfakturaer vs. samlefakturaer: Alle fakturaer skal sendes som enkeltfakturaer. Dette sikrer øget automatisk fakturahåndtering, automatiserede processer og giver os mulighed for at behandle dine fakturaer hurtigts muligt. Selvom det er muligt at distribuere samlefakturaer elektronisk, fraråder vi det. Samlefakturaer mindsker mulighederne for automatisk fakturahåndtering og gør det svært at bevare automatiserede processer. Samlefakturaer kan også kræve et kundespecifikt layout, hvilket øger omkostningerne for alle involverede parter.
- Særlige krav per leverandør: Du bedes overholde kravene der er præsenteret i dette dokument. Det kan være nødvendigt, at nogle leverandører vedlægger yderligere oplysninger. Sådanne yderligere krav er og vil blive reguleret af din aftale med KONE.
- Format: Vi er i stand til at modtage faktura i alle relevante standardiserede xml-formater. I dette dokument antages brugen af den seneste version af _XML-format_. Kontakt Basware eller din E-faktureringstjenesteleverandør for en detaljeret formatbeskrivelse.
- Vedlagte fakturabilleder: Alle vedlagte fakturabilleder skal være i form af enten en PDF-fil, eller en TIFF-fil. Hvis der ikke er tilknyttet et fakturabillede, genereres et standardiseret fakturabillede af Basware. Det Basware-genererede billede inkluderer muligvis ikke alle de oplysninger, du gerne vil dele med KONE. Derfor anbefales det stærkt at medtage en PDF/TIFF-kopi selv.
- For at aktivere automatiseringen skal du følge nedenstående krav:
- Hver ordrebaseret faktura indeholder kun ét PO-nummer (indkøbsordrenummer)
- Kombiner ikke flere indkøbsordrer på én faktura
- For fakturaer uden krav om indkøbsordre, med flere omkostningscentre eller netværk, opdel fakturaen i individuelle fakturalinjer så alle detaljer registreres præcist.