Lähetä pdf-laskuja

Baswaren portaali I Pdf-laskun sisältövaatimukset I Laskutusosoitteet I Kirjautuminen Baswaren portaaliin

Baswaren pdf-laskupalvelun käyttö edellyttää seuraavien ennakkoehtojen täyttymistä:

Yrityksesi tulee olla rekisteröitynyt Baswaren portaaliin, ja laskujen lähettämiseen käytettävä sähköpostiosoite tulee varmistaa vastaamalla Baswaren lähettämään vahvistusviestiin. Vahvistus tulee tehdä myös, vaikka laskut lähetettäisiin osoitteista, joihin ei voi vastata.
Laskujen tulee olla koneellisesti luettavassa muodossa, niin että pdf:istä voidaan sekä hakea että kopioida sisältöä
Kaikilla laskuilla tulee olla samanlainen ulkoasu. Mikäli ulkoasu eroaa laskujen välillä, laskut hylätään. Tässä tapauksessa ota yhteyttä oman maasi ContactAP-osoitteeseen.
Mikäli yrityksesi on ulkoistanut laskujen lähettämisen kolmannelle osapuolelle, KONEelle osoitettuja laskuja ei voi lähettää samasta sähköpostiosoitteesta kuin muille yrityksille osoitettuja laskuja.

Laskujen lähettäminen pdf-muodossa tapahtuu näin:

1. Luo tili Baswaren portaalissa

Mene Baswaren portaaliin
Rekisteröidy käyttäen sähköpostiosoitettasi
Portaali lähettää automaattisesti vahvistusviestin sähköpostiisi
Avaa vahvistusviesti ja aktivoi tilisi 7 päivän kuluessa

2. Aktivoi tilisi

Erityisesti seuraavat tiedot ovat portaalissa tärkeitä:

Yrityksesi y-tunnus
Yrityksesi yhteyshenkilö, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tärkeät tiedot, kuten esimerkiksi tieto laskun mahdollisesta hylkäämisestä, lähetetään tähän sähköpostiosoitteeseen.
Lisää portaaliin sähköpostiosoite, josta lähetät jatkossa pdf-laskuja. Laskuja voi lähettää vain portaaliin lisätyistä sähköpostiosoitteista. Portaaliin rekisteröityjä sähköpostiosoitteita voi olla enintään 200.

3. Vahvista sähköpostiosoite

Saat sähköpostitse vahvistusviestin
Klikkaa sähköpostissa olevaa linkkiä vahvistaaksesi sähköpostiosoitteen, josta lähetät jatkossa pdf-laskuja
Vahvistamattomasta sähköpostiosoitteesta saapuvat laskut hylätään automaattisesti

4. Lähetä koneellisesti luettavat pdf-laskut jokaiselle KONEen yhtiölle luotuun omaan @email.basware.com-sähköpostiosoitteeseen

Laskujen tulee olla koneellisesti luettavassa muodossa, ei käsinkirjoitettuja eikä skannattuja kuvia. Oikeassa muodossa olevasta pdf:stä voi sekä etsiä sisältöä että kopioida tekstiä.
Liitteet voi lisätä laskutiedoston loppuun. Liitetiedostojen tulee olla pdf-muodossa, ja niiden nimien tulee sisältää jokin seuraavista sanoista: attachment, anhang, anlage, adjunto, annex, or liite. Esimerkiksi: attachment_112233.pdf

Basware tarkistaa ensimmäisen laskun tiedot ja ilmoittaa kun se on toimitettu onnistuneesti KONEelle. Ensimmäisen laskun toimitus saattaa kestää muutaman arkipäivän.
Tämän jälkeen erillisiä sähköpostivahvistuksia ei enää lähetetä, mikäli kaikki on kunnossa.
Sekä vahvistusviesti että mahdolliset viestit koskien laskun hylkäämistä lähetetään samaan osoitteeseen, josta lasku on lähetetty Baswarelle. Viestit lähetetään lisäksi rekisteröintivaiheessa portaaliin ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.
Yleisimmät syyt laskun hylkäämiseen ovat: lasku ei ole luettavissa koneellisesti, lasku lähetetään sähköpostiosoitteesta, jota ei ole rekisteröity, joku pakollisista tiedoista puuttuu tai liitetiedoston nimi ei sisällä mitään näistä sanoista: attachment/anlage/adjunto/annex/liite
KONEen yhtiökohtaiset osoitteet, joihin pdf-laskuja voi lähettää, löydät täältä. (sivu englanniksi)

5. Baswaren portaali

Sekä rekisteröinti että palvelun aktivointi tulee tehdä portaalissa. Myös sähköpostiosoitteiden muuttaminen tai lisääminen tehdään portaalissa. Portaalissa voit myös seurata laskun tilaa kohdassa Documents.
Pääset kirjautumaan portaaliin täältä.

KONE Doors Business (KDB)

KONE Door Business ‑yksikölle (KDB) laskuja lähettävät toimittajat voivat lähettää PDF‑laskuja tässä lueteltuun BSCS‑sähköpostiosoitteeseen. Rekisteröitymistä ei vaadita.

Kysymyksiä liittyen laskujen lähettämiseen?

Mikäli sinulla on kysyttävää laskutukseen liittyen, löydät laskutusyhteystietomme täältä.