Lähetä pdf-laskuja
Baswaren portaali I Pdf-laskun sisältövaatimukset I Laskutusosoitteet I Kirjautuminen Baswaren portaaliin
Baswaren pdf-laskupalvelun käyttö edellyttää seuraavien ennakkoehtojen täyttymistä:
- Yrityksesi tulee olla rekisteröitynyt Baswaren portaaliin, ja laskujen lähettämiseen käytettävä sähköpostiosoite tulee varmistaa vastaamalla Baswaren lähettämään vahvistusviestiin. Vahvistus tulee tehdä myös, vaikka laskut lähetettäisiin osoitteista, joihin ei voi vastata.
- Laskujen tulee olla koneellisesti luettavassa muodossa, niin että pdf:istä voidaan sekä hakea että kopioida sisältöä
- Kaikilla laskuilla tulee olla samanlainen ulkoasu. Mikäli ulkoasu eroaa laskujen välillä, laskut hylätään. Tässä tapauksessa ota yhteyttä oman maasi ContactAP-osoitteeseen.
- Mikäli yrityksesi on ulkoistanut laskujen lähettämisen kolmannelle osapuolelle, KONEelle osoitettuja laskuja ei voi lähettää samasta sähköpostiosoitteesta kuin muille yrityksille osoitettuja laskuja.
- Mikäli yrityksesi ei täytä näitä ennakkoehtoja, voit lähettää laskuja myös Baswaren skannauspalveluun, yhteystiedot löydät täältä.
Laskujen lähettäminen pdf-muodossa tapahtuu näin:
1. Luo tili Baswaren portaalissa
- Mene Baswaren portaaliin
- Rekisteröidy käyttäen sähköpostiosoitettasi
- Portaali lähettää automaattisesti vahvistusviestin sähköpostiisi
- Avaa vahvistusviesti ja aktivoi tilisi 7 päivän kuluessa
2. Aktivoi tilisi
Erityisesti seuraavat tiedot ovat portaalissa tärkeitä:
- Yrityksesi y-tunnus
- Yrityksesi yhteyshenkilö, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tärkeät tiedot, kuten esimerkiksi tieto laskun mahdollisesta hylkäämisestä, lähetetään tähän sähköpostiosoitteeseen.
- Lisää portaaliin sähköpostiosoite, josta lähetät jatkossa pdf-laskuja. Laskuja voi lähettää vain portaaliin lisätyistä sähköpostiosoitteista. Portaaliin rekisteröityjä sähköpostiosoitteita voi olla enintään 200.
3. Vahvista sähköpostiosoite
- Saat sähköpostitse vahvistusviestin
- Klikkaa sähköpostissa olevaa linkkiä vahvistaaksesi sähköpostiosoitteen, josta lähetät jatkossa pdf-laskuja
- Vahvistamattomasta sähköpostiosoitteesta saapuvat laskut hylätään automaattisesti
4. Lähetä koneellisesti luettavat pdf-laskut jokaiselle KONEen yhtiölle luotuun omaan @email.basware.com-sähköpostiosoitteeseen
- Laskujen tulee olla koneellisesti luettavassa muodossa, ei käsinkirjoitettuja eikä skannattuja kuvia. Oikeassa muodossa olevasta pdf:stä voi sekä etsiä sisältöä että kopioida tekstiä.
- Liitteet voi lisätä laskutiedoston loppuun. Liitetiedostojen tulee olla pdf-muodossa, ja niiden nimien tulee sisältää jokin seuraavista sanoista: attachment, anhang, anlage, adjunto, annex, or liite. Esimerkiksi: attachment_112233.pdf
- Basware tarkistaa ensimmäisen laskun tiedot ja ilmoittaa kun se on toimitettu onnistuneesti KONEelle. Ensimmäisen laskun toimitus saattaa kestää muutaman arkipäivän.
- Tämän jälkeen erillisiä sähköpostivahvistuksia ei enää lähetetä, mikäli kaikki on kunnossa.
- Sekä vahvistusviesti että mahdolliset viestit koskien laskun hylkäämistä lähetetään samaan osoitteeseen, josta lasku on lähetetty Baswarelle. Viestit lähetetään lisäksi rekisteröintivaiheessa portaaliin ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.
- Yleisimmät syyt laskun hylkäämiseen ovat: lasku ei ole luettavissa koneellisesti, lasku lähetetään sähköpostiosoitteesta, jota ei ole rekisteröity, joku pakollisista tiedoista puuttuu tai liitetiedoston nimi ei sisällä mitään näistä sanoista: attachment/anlage/adjunto/annex/liite
- KONEen yhtiökohtaiset osoitteet, joihin pdf-laskuja voi lähettää, löydät täältä. (sivu englanniksi)
5. Baswaren portaali
- Sekä rekisteröinti että palvelun aktivointi tulee tehdä portaalissa. Myös sähköpostiosoitteiden muuttaminen tai lisääminen tehdään portaalissa. Portaalissa voit myös seurata laskun tilaa kohdassa Documents.
- Pääset kirjautumaan portaaliin täältä.