Anforderungen für den Inhalt von PDF Rechnungen
1. Pflichtangaben für lesbare PDF-Rechnungen
Bitte stellen Sie sicher, dass die folgenden Informationen in Ihrer maschinen-lesbaren PDF-Rechnung (mit OCR-Auflösung) enthalten sind, bevor Sie Ihre E-Mail absenden. Rechnungen mit fehlenden Pflichtinformationen werden ausnahmslos zurückgewiesen.
Eine Rechnung samt allfälliger Anlagen muss immer in einem PDF-File zusammengefasst und versendet werden.
| Rechnungsangaben | Feld |
| Allgemeine Informationen | |
| Angabe ob Rechnung oder Gutschrift | M |
| Rechnungsnummer | M |
| Wenn Gutschrift, dann Bezugnahme auf die gutgeschriebene Rechnungsnummer | * |
| Belegdatum (Rechnungsdatum) | M2 |
| Fälligkeit | * |
| Leistungszeitraum/Leistungsdatum | M |
| Leistungsbeschreibung | M |
| Währung | M |
| Bestellnummer/PO-Nummer (Die Angabe der KONE-Bestellnummer ist erforderlich, soferne die Rechnung auf einem Auftrag basiert. Die Nummer wird von KONE AG vergeben.) | * |
| KONE-Referenz (Von KONE geforderte Referenz z. B. Kostenstelle, Vertragsnummer oder auch Ansprechpartner.) | * |
| Lieferscheinnummer | * |
| Kundeninformationen | |
| Name des KONE-Unternehmens: KONE AG | M |
| KONE-Rechnungsausstellungsadresse: Lemböckgasse 61, 1230 Wien | M |
| USt.-ID-Nummer von KONE: ATU14651205 | M |
| Lieferanteninformationen | |
| Name des Lieferanten | P |
| Adresse des Lieferanten | P |
| USt.-ID-Nummer des Lieferanten (Umsatzsteueridentifikationsnummer) | P |
| Kontoverbindung des Lieferanten (Für den SEPA-Zahlungsverkehr ist die korrekte Angabe des IBAN erforderlich.) | * |
| Name der Bank sowie BIC (Für den SEPA-Zahlungsverkehr ist die korrekte Angabe des BIC erforderlich.) | * |
| Zusammenfassung | |
| Nettobetrag (ohne MwSt.) | M |
| Bruttobetrag (inkl. MwSt.) ² | M |
| Fracht | - |
| Mehrwertsteuersätze angewendet (in Prozent und Wert)/Besteuerungsgrundlage für MwSt. | M |
| Steuerausweis (Bei Bauleistung nach §19 Abs. 1a UStG entsprechende Angabe in der Rechnung.) | * |
| Gesamtbetrag der zu zahlenden Mehrwertsteuer (Gesamtmehrwertsteuerbetrag) | M |
| P | Vom Informationsanbieter bei der Registrierung beim Service eingetragen. |
| M | Pflichtfeld. Die Rechnung wird per E-Mail an den Absender zurückgewiesen, wenn das Feld leer ist. |
| M2 | Pflichtfeld. Die Rechnung wird per E-Mail an den Absender zurückgewiesen, wenn das Datum kein gültiges Kalenderdatum ist. |
| * | Erfasst, falls diese Daten auf der ersten Rechnung gefunden werden, die der Lieferant an den Service sendet. Die Rechnungsdaten müssen in maschinenlesbarer Form auf der Rechnung stehen. |
| ² | Wenn der Bruttobetrag nicht dem Nettobetrag + Gesamtbetrag der MwST (+ Fracht) entspricht, wird die Rechnung an den Absender zurückgewiesen. |
2. Überprüfung und Ablehnung von PDF-Rechnungen
Basware sendet an den Absender der Rechnung eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Rechnung nicht zugestellt werden kann. Beispiel für diese Nachricht:
„Die Rechnungswährung fehlt oder ist falsch formatiert. https://kb.basware.com/general-faq/invoice-currency-missing-or-not-accepted-receiver“
Typische Szenarien für eine Ablehnung der PDF-Rechnung:
| Ablehnungsszenario | Lösung |
| Die PDF-Rechnung ist nicht maschinenlesbar | Stellen Sie sicher, dass die PDF-Datei maschinenlesbar ist, und senden Sie sie erneut |
| Die E-Mail-Rechnung wurde von einer nicht registrierten E-Mail-Adresse gesendet | Fügen Sie weitere E-Mail-Adressen hinzu und senden Sie sie erneut |
| Ein Pflichtfeld enthält keinen Inhalt | Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder Inhalte aufweisen, und senden Sie sie erneut! |
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