Choose languageLanguage

Versand von elektronischen PDF-RECHNUNGEN

Registrierung Basware  I  Anforderungen für den Inhalt von PDF-RechnungenRechnungsadressen PDF-Rechnungen  I  Zugang Basware Portal


Voraussetzungen zur Nutzung des Versand von elektronischen PDF Rechnungen:

  • Die Registrierung im Basware-Portal muss abgeschlossen sein. Die Absender-E-Mail-Adresse für Ihren Rechnungsversand wird nur durch Beantwortung der Bestätigungs-E-Mail von Basware anerkannt. Dies gilt auch für E-Mail Adressen (z. B. „noreply“), die normalweise keinen Empfang erlauben.
  • Ihre Rechnungen müssen immer im maschinenlesbaren PDF-Format vorliegen. Es muss möglich sein, Wörter in diesen PDF-Dateien zu markieren, zu suchen und zu kopieren.
  • Alle Rechnungen müssen dasselbe Layout aufweisen. Wenn sich das Layout ändert, wird die Rechnung zurückgewiesen. Falls Sie hierzu Fehlermeldungen erhalten, wenden Sie sich bitte an unseren Helpdesk unter ContactAP_AT@KONE.COM
  • Eine Absender-E-Mail-Adresse ist immer nur für ein Unternehmen zugewiesen. Es kann nicht mit anderen Unternehmen gemeinsam genutzt werden.
  • Wenn Sie die vorgenannten Voraussetzungen für die Nutzung des Basware-Service für die Einreichung von Rechnungen auf elektronischem Wege nicht erfüllen können, wenden Sie sich bitte an unseren Helpdesk unter ContactAP_AT@KONE.COM


1. Erstellen Sie ein Konto für das Basware-Portal

  • Klicken Sie auf Basware portal
  • Registrieren Sie sich bei Basware mit Ihrer E-Mail-Adresse
  • Sie erhalten nach der Registrierung eine Bestätigung von Basware an diese E-Mail-Adresse
  • Öffnen Sie die Bestätigungsmail und aktivieren Sie Ihr Basware-Konto innerhalb von 7 Tagen


2. Aktivieren Sie Ihr Basware Konto

Wenn Sie Ihre Firmendaten eingeben, beachten Sie bitte besonders die folgenden Punkte:

  • Ihre Geschäftskennung – z. B. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens
  • die Kontaktperson Ihres Unternehmens, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Wichtige Benachrichtigungen, wie z.B. Rechnungsablehnungen, werden an diese E-Mail gesendet.
  • Firmenbuchnummer – wenn Ihr Unternehmen keine Firmenbuchnummer führt, dann geben Sie bitte die allgemeine Nummer FN224466A ein.
  • Geben Sie die E-Mail-Adressen an, von denen aus Sie PDF-E-Rechnungen versenden werden. Sie können nur Rechnungen von den hier definierten Adressen versenden. Sie können bis zu 200 E-Mail-Adressen hinzufügen.


3. Bestätigen Sie das Senden von den registrierten E-Mail-Adressen

  • Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Zugangslink. Bitte verwenden Sie diesen Link, um die E-Mail-Adressen zu bestätigen, die Sie für den Versand von Rechnungen verwenden werden. Rechnungen von einer unbestätigten E-Mail Adresse werden abgelehnt.
  • Wenn Sie Ihre Rechnungen von einer nicht überwachten und in Ihrem unmittelbar im Zugriff stehenden E-Mail-Adresse aus versenden, wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Support, um bei der Bestätigung der E-Mail-Adressen zu helfen.


4. Senden Sie Ihre maschinenlesbaren PDF-Rechnungen an die nachfolgende E-Mail Adresse:

UnternehmensbereichUSt-ID oder Steuernummer E-Mail Adresse für PDF-Rechnungen (nur mit vorheriger Registrierung)
Österreich
KONE AGATU 14651205kone.ag@email.basware.com

Bitte beachten Sie: Mahnungen sind ausschließlich an folgende E-Mail Adresse zu senden: sageinkauf@kone.com.

Die vollständigen @email.basware.com-Adressen aller weltweiten KONE Unternehmenseinheiten finden Sie hier.

  • Die Rechnungen müssen in einem maschinenlesbaren PDF-Format vorliegen (mit OCR Auflösung). Eine maschinenlesbare PDF-Datei ist eine im PDF-Format gespeicherte Datei und kein gescanntes Bild. Sie können Wörter aus maschinenlesbaren PDFs suchen und kopieren.
  • Anlagen zur Rechnung (z. B. Leistungsnachweise als gescannte Bilddatei, etc.) müssen im PDF File der Rechnung angefügt werden. Es gilt die Regel, eine Rechnung samt allfälliger Anlagen ist immer nur in einem PDF File zu übermitteln.
  • Basware überprüft die Rechnungsfelder mit der ersten gesendeten Rechnung. Basware wird Sie per E-Mail benachrichtigen, wenn die erste E-Mail samt Rechnung erfolgreich an KONE übermittelt wurde. Die Prüfung der ersten Rechnung kann seitens Basware einige Werktage in Anspruch nehmen, um die Daten abzugleichen und anschließend an KONE zu übertragen.
  • Es werden ab dem zweiten Rechnungsversand keine weiteren Bestätigungsmails verschickt, es sei denn, es treten Verarbeitungsprobleme mit den Rechnungen auf.
  • Die Bestätigungsbenachrichtigung und alle Ablehnungsbenachrichtigungen werden an die E-Mail-Adresse, von der aus die Rechnung gesendet wurde, sowie an die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners des Unternehmens gesendet, die bei der Registrierung angegeben wurde: die häufigsten Ablehnungsgründe sind, die PDF-Rechnung ist nicht maschinenlesbar, die PDF-Rechnung wurde von einer nicht registrierten E-Mail Adresse versendet, ein Pflichtfeld auf der Rechnung hat keinen Inhalt
  • Eine Liste der Anforderungen an den Inhalt von PDF Rechnungen finden Sie hier.
  • Elektronische Rechnungsadresse für die jeweiligen KONE Unternehmenseinheiten finden Sie hier.
  • Verwenden Sie als Rechnungsadresse auf Ihren Rechnungen / Gutschriften folgende Angaben: KONE AG, Lemböckgasse 61, 1230 Wien

An diese Adresse dürfen keine Rechnungen / Gutschriften im Papierformat gesendet werden. Verwenden Sie bitte hierzu immer die Basware-Kanäle!

5. Das Basware-Portal

  • Das Basware-Portal diente zuvor für die notwendige Registrierung und Aktivierung des Versands für elektronische Rechnungen. Es wird auch benötigt, wenn Sie Versand-E-Mail-Adressen ändern oder hinzufügen möchten. Vom Portal aus können Sie auch den Status der Rechnungszustellung Ihrer Rechnungen auf der Registerkarte „Dokumente“ überprüfen.
  • Sie können sich nach Registrierung immer im Portal über portal.basware.com anmelden.